在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。下面，让我们深入了解档案数字化实施过程中，合思档案如何发挥重要作用。
传统档案管理痛点凸显 数字化转型迫在眉睫
在传统会计档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，这也凸显了档案数字化实施的必要性。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间限制，查找时需耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。
COMMUNE幻师存在档案耗材、打印、存储成本高的问题。其门店报销周期长达2个月，且缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段。
云南菜品牌连锁经营面临着纸质档案打印成本高的困扰。多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证，都需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，存储过程耗费大量档案盒、档案柜等资源。此外，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量纸质档案资料的查找困难重重，人工查找耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需人工逐一翻查。
合思档案策略领航 开启管理变革新篇
合思档案为解决会计档案管理问题制定了全面的策略和方向，助力企业顺利完成档案数字化实施。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。通过流程的识别与优化，合思档案展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升。具体体现在流程化，不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高效率；系统化，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合；一体化，旧档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化；无纸化，归档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。
合思档案还提供电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现。预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。
核心模块功能卓越 档案管理精准高效
合思档案的核心模块各具特色，功能强大，为档案数字化实施提供了有力支撑。
档案采集模块具有开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割·数电票自动化解析。这使得企业能够更高效地采集各类档案数据，确保数据的完整性和准确性。
档案制档模块能智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。它可以将相关档案数据进行智能关联和自动组装，同时进行严格的检测，确保档案符合要求。
档案管理模块可实现精准权限管控·档案目录灵活扩展，有水印管理，档号符合国标要求。通过精准的权限管控，保障档案数据的安全。灵活的档案目录扩展功能，满足企业不同阶段的管理需求。
档案利用模块支持多维检索·一站式预览，可在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业可以通过多维检索快速找到所需档案，实现一站式预览。在线借阅功能方便快捷，异构系统联查打破了数据壁垒。实物混序归档和可视化盘点则提高了档案管理的效率和准确性。
合思优势脱颖而出 引领行业发展潮流
合思档案相较于其他产品或传统方式具有显著的竞争优势，在档案数字化实施中更具可靠性和前瞻性。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，雄厚的资金和技术实力保障了产品的持续研发和升级。这使得合思档案能够紧跟时代步伐，不断优化和完善功能。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这意味着合思能够为客户提供更全面、及时的服务，确保客户在使用过程中遇到的问题能够得到快速解决。
合思档案自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。它的成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
成功案例彰显实力 实际效果有目共睹
众多企业通过使用合思档案，在档案数字化实施中取得了显著成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
优质服务体系护航 客户体验无忧畅享
合思为客户提供了完善的服务体系，保障客户在档案数字化实施过程中的使用体验。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，能为当地客户提供更直接、高效的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，确保更多客户能享受到合思的服务。
秉承以客户为中心的服务理念，合思从研发到售后，都围绕客户需求展开。合思档案提供全生命周期管理服务，包括采集、制、管、用等环节，从档案的产生到最终利用都有专业的服务支持。
合思档案价值凸显 展望未来前景广阔
合思档案在电子会计档案管理领域发挥着重要作用，具有不可估量的价值。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用，推动企业财务数智化转型。
《电子会计档案实践案例集》的发布，有助于进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。随着电子凭证改革的不断推进，合思档案将持续发挥优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务和电子会计档案解决方案。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和升级产品，满足企业日益增长的财务数智化需求。如果您也想体验档案数字化实施带来的便利与价值，不妨点击免费试用合思档案，开启财务数智化转型新征程。
