数电票时代，合思档案开启安全文档存储新征程

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票时代已然来临。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革让企业财务档案管理直接面临新的挑战。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合的时代，企业传统档案管理的痛点日益凸显。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大、储存占地的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐、耗费时间，苦不堪言。

传统档案管理还存在着诸多成本和风险。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大。高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案正是这样一款能为企业提供全方位解决方案的平台，为企业的安全文档存储保驾护航。

多元角色专属方案 满足档案管理多样需求

合思档案充分考虑到企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了综合解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求，实现安全文档存储。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在提升财务服务效率的同时，实现降本增效，让企业能够实现绿色低碳运营。有了合思档案，CEO/高管可以更加放心地进行企业决策，因为背后有安全可靠的文档存储和精准的数据分析支持。

归档员/财务人员常常被繁琐的档案整理工作所困扰，而合思档案能够帮助他们提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在安全文档存储的基础上，让财务工作更加高效、精准。

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这不仅提高了审计工作的效率，也保证了文档存储的安全性和审计过程的合规性。

合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是何种类型的文档，都能在合思档案中实现安全存储和高效管理。

核心功能铸就优势 彰显电子档案专业创新

合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能不仅体现了其在电子会计档案管理方面的专业性，更展现了其创新性，为企业的安全文档存储提供了坚实的保障。

智能采集功能支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集则为不满足系统集成要求的零散会计资料提供了便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还可自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过这种多源采集方式，确保了各类文档能够安全、准确地被采集到合思档案平台中。

智能制档通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。还可通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。这一系列智能制档功能，不仅提高了档案制作的效率，也保证了档案关联的准确性，为安全文档存储提供了有力支持。

合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。通过严格的检测，确保了存储在合思档案中的文档符合安全和合规要求。

在档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这些精细的管理功能，让企业能够根据自身需求对文档进行安全、有序的存储和管理。

实际案例见证成效 凸显档案管理显著价值

众多不同类型的企业已经选择了合思档案，通过实际应用，充分展示了其在安全文档存储和档案管理方面带来的显著成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效十分显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，管理自动化程度大幅提高，企业成本显著降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提高了工作效率，保障了文档的安全存储和高效利用。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。实施后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。这充分体现了合思档案在安全文档存储和成本控制方面的优势。

某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理效率低、易损坏丢失，电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效显著，统一了文档的储存，保证了业务证据链完整，实现了数据共享，实现了全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业带来了实实在在的效益。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间、易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，确保了文档的安全存储和便捷使用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案为企业提供了全方位、专业化的电子会计档案管理解决方案，能有效解决企业传统档案管理的痛点，提升管理效率和效益，实现安全文档存储。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可放心选择合思档案开启数字化档案管理之旅。如果你也想体验安全文档存储带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。