在当今数字化浪潮的推动下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直接面对新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票的管理要求特殊，需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
纸电混合时代，企业不同层面的人员也面临着各自的难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析利用的困境；财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁琐；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过多个系统的建设解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储也依赖线下载体。同时，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，还存在因不可抗力导致纸质档案损坏的合规风险。
面对这些困境，合思档案解决方案应运而生，为企业的智能会计档案管理提供了专业的支持。
合思档案：一站式智能会计档案管理方案
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的模式，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
单套制解决方案实现了业务及管理流程的便捷调阅，无需打印纸质档案，采用混序归集的方式，免去了组装的麻烦。通过电轨运行，实现了线上一套电子数据的管理，保证了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务。
档案扩展解决方案支持自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，有力保障了财务合规。
核心功能亮点：解锁智能会计档案管理新体验
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多源采集：灵活高效数据获取
合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它也支持手动采集和自主补录，对于单张PDF大文件、多张回单/发票能够自动切割，还可以自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。 -
智能制档：规则驱动高效组装
智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据，形成完整的业务链组合数据。此外，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，方便查阅。 -
档案管理：精细管控灵活扩展
档案管理功能具备权限管理和精准管控能力。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，它的档案目录支持灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段的自定义维护、新增创建和表单主键设置等。 -
档案应用：多维检索穿透联查
档案应用功能实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件可以快速定位结果，还支持批量检索。此外，它还具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型的组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
应用收益：智能会计档案管理的价值体现
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降本增效：节约成本提升效率
使用合思档案能够带来显著的降本增效效果。企业可以彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，节约纸张成本可达70%，节约整理成本达75%，检索效率提升90%，真正实现更有效的“收紧钱袋子”。 -
闭环连接：补足信息化建设短板
合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务信息化管理更加完善。 -
数据活化：挖掘档案数据价值
通过合思档案，企业能够让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供有力支持。 -
资源重组：提升企业管理能效
合思档案实现了前后端数据同源，流程全息贯通，对企业资源进行重组，实现了企业效益的最大化，提升了管理能效。
典型场景：智能会计档案管理的广泛应用
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高管决策：数智化助力企业发展
对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，还能通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业实现绿色低碳运营。 -
财务工作：高效完成档案管理
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。 -
外部审计：在线化审计便捷高效
在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室，实现了档案外审的在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。 -
数电票场景：全流程闭环管理
在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
成功案例：智能会计档案管理的实践见证
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某集团型企业是世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某企业是中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，智能会计档案管理已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供专业的电子会计档案管理解决方案，其服务地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市。如果您想进一步了解合思档案，欢迎拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，也可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。现在，您可以免费试用合思档案，开启智能会计档案管理的新征程！
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