档案数字化实施新趋势：合思档案引领电子会计档案变革

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证改革正以势不可挡的姿态驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这些举措标志着电子凭证开具端已基本完成数字化适配，电子凭证全流程无纸化时代已然来临，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将全面攻克。

合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，精心选编的各行各业优质“无纸化”实践企业案例，集结成《电子会计档案实践案例集》。这本案例集宛如一座照亮前行道路的灯塔，具有极高的参考价值和借鉴意义，有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，助力打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

市场洞察：电子凭证无纸化——财务数智化必由之路

在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证全流程无纸化已成为财务数智化进程中不可逆转的趋势。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体，唯有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链条无纸化，才能真正达成财务数字化的目标。

电子凭证全流程无纸化不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。我国电子凭证改革的加速推进，为电子凭证全流程无纸化时代的到来奠定了坚实基础，电子凭证数字化转型的步伐也将进一步加快。档案数字化实施已成为企业适应时代发展、提升竞争力的必然选择。

痛点剖析：传统档案管理的重重困境

传统档案管理模式在现代企业发展中逐渐暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找时往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，无法满足企业日益增长的管理需求。

COMMUNE幻师同样面临着档案管理的难题。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，严重影响了企业的运营效率。

云南菜品牌连锁经营也深受传统档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费大量资源，还增加了管理难度。档案存储成本高，需要耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作效率低下。财务临时保管1年后移交综合档案管理，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，不仅浪费时间和精力，还容易出现错误。档案数字化实施迫在眉睫，能够有效解决这些传统档案管理的痛点。

策略出击：合思档案的整体解决方案

合思档案凭借其卓越的技术和创新的理念，为企业提供了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的整体解决方案。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供全方位的财务数智化服务。

合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期的管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。

在全流程方面，合思档案实现了合规化、自动化、数字化。档案采集采用开放式接口互联、自主采集的方式，大文件自动切割、数电票自动化解析，确保数据的准确采集。档案制档做到智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，保证档案的规范性和准确性。档案管理实现精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，保障档案的安全和可追溯性。档案利用可进行多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，提高档案的利用效率。

通过流程的识别与优化，合思档案展开跨部门协调，实现流程的顺畅和效率的提升。具体包括流程化，根据不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高工作效率；系统化，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合；一体化，在旧档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化；无纸化，在归档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。档案数字化实施在合思档案的解决方案中得到了完美体现。

模块揭秘：合思档案的核心功能

合思档案在功能蓝图上独具特色，实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案全生命周期管理。其涵盖的智能采集模块，借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，高效准确地采集数据。预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理做好准备。基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效管理。档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的决策提供有力支持。

在业务层，合思档案包含内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能。

电子会计凭证开具端包括国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据。接收端有企业OA的电子邮件接收、原文附件存档，接口直联的接口直联、原文/文件上传，随手记录发票的提交付款单据、结构化文件归档存储，发票重复报销核销，财务预算统计，自动生成凭证等。财务档案归档端有电子凭证池，包括结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控，还有预档案台、智能档案。档案数字化实施在这些核心模块中得到了充分的体现和应用。

优势凸显：合思档案的独特竞争力

合思作为专精特新企业，拥有强大的研发和服务能力。自成立以来，已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，其市场认可度极高。合思档案有着丰富的成长历程，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。

与其他产品相比，合思档案具有自动化归档的优势，告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。档案数字化实施在合思档案的独特竞争力中得到了有力的支撑。

成果展示：合思档案的成功案例

合思档案在众多企业的应用中取得了显著的成果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。这些成功案例充分证明了档案数字化实施的有效性和价值。

服务保障：合思的全方位服务体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务保障。分别在北京、杭州、南昌设立的研发中心，具备强大的研发能力，能够不断优化产品，满足客户日益增长的需求。

在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，更好地满足不同地区客户的需求。

合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足客户多样化的需求。档案数字化实施在合思的服务体系中得到了有力的保障。

展望未来，我国电子凭证改革将持续深入，电子凭证全流程无纸化时代将全面到来，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为客户提供全方位财务数智化服务，具有自动化归档、档案利用便捷高效、数据同源透明流转等显著优势，帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。《电子会计档案实践案例集》为企业提供了宝贵的参考和借鉴，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

合思作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，未来将继续发挥自身优势，为更多企业提供优质服务，推动行业的发展。如果您想体验档案数字化实施带来的高效与便捷，不妨免费试用合思档案，开启企业财务数智化的新篇章。