合思档案：引领企业文档流转管理数字化变革

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的发展正面临着前所未有的挑战与机遇。尤其是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业不得不直面电子会计档案管理的新挑战。目前，企业在电子会计档案管理方面存在诸多行业痛点。

纸电混合时代，企业各层级人员都深受传统档案管理方式的困扰。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下、储存占地大而烦恼，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，要面对繁琐的纸质票据流程，耗费大量时间。

传统纸质档案管理存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。同时，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。而且，要保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，为企业的文档流转管理带来了新的解决方案。

版块1：合思档案多元方案，解锁文档流转管理新境界

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的文档流转管理更加高效。

合思档案解决方案具有诸多特点。它涵盖了便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子和纸质档案管理。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联和海量数据秒级查询，让企业在面对大量数据时也能快速找到所需信息。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，适应企业多样化的需求。

单套制解决方案更是实现了业务及管理流程的实物流转和电轨运行。线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

针对不同角色，合思档案也提供了不同的解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产、保障合规管理、提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率、实现档案数据同源和全流程透明流转；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，全面提升企业文档流转管理的水平。

版块2：合思档案核心功能，重塑文档流转管理优势格局

合思档案的核心功能强大且具有创新性，相较于传统档案管理具有显著优势。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让企业的文档流转管理更加灵活。

智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了文档流转管理的智能化水平。

专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强、更“灵活”，为企业的文档流转管理提供了更多的可能性。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保了企业文档流转管理的合规性和准确性。

版块3：合思档案应用实例，见证文档流转管理卓越成效

合思档案在不同类型企业的应用场景中都展现出了卓越的效果。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案的解决方案。实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化程度提高，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提升了文档流转管理的效率。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，优化了企业的文档流转管理。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储依赖纸质档案、管理方式落后，档案管理痛点包括会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的文档流转管理带来了质的飞跃。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂、易出错；利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提升了企业文档流转管理的水平。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案拥有专业的技术和完善的服务，已获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点100%成功验收，值得企业信赖。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都已选择合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，这些企业都取得了良好的管理成效。

企业若想解决电子会计档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，不妨行动起来，选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，开启高效文档流转管理之旅。