智能化档案管理：合思档案助力企业破局之道

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营管理正经历着翻天覆地的变革。特别是自国家提出2025年完成数电票全覆盖的目标以来，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数字化转型的紧迫性如同一把高悬的利剑，让企业不得不加快信息化建设的步伐，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业在档案管理方面的痛点犹如顽疾，深深困扰着企业的各个层面。企业高管在纸质档案管理上投入了巨大的成本，不仅要为存储空间支付高昂的费用，而且海量的档案数据缺乏有效的汇总整理，如同散落在大海中的珍珠，难以挖掘其潜在的价值，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被繁琐的档案整理工作压得喘不过气来，大量的数据需要手动逐一匹配、核对确认，每一个环节都枯燥且耗时，效率低下。业务人员在出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据的留存和上交需要耗费大量的时间和精力。

此外，企业在数字化建设过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然无法摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。纸质档案不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和存储空间成本，还存在高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量和查询调阅的低效率。同时，纸质档案还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力导致的档案损坏等问题。

面对企业档案管理的重重困境，合思档案应运而生，以其领先的技术和创新的解决方案，为企业提供了一剂破局良方。

一站式解决方案：满足多元需求

合思档案为企业提供了一套全面、系统的智能化档案管理解决方案，包括领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，让企业的档案管理更加高效、精准。

对于CEO和高管来说，合思档案就像是一位得力的助手，能够帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理。通过对财务档案数据的深度挖掘和分析，合思档案可以提升企业财务档案的利用效率，为企业决策提供有力的数据支持，助力企业实现数智化决策，降低成本，提高效益，实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案是他们摆脱繁琐工作的救星。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。通过实现档案数据同源，合思档案使数据在全流程透明流转，便于监控和分析，让财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，审计人员可以通过一键查询借阅功能，快速获取所需的档案资料。同时，权限一键下放和回收功能，让财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

核心功能揭秘：智能引领变革

合思档案的核心功能犹如一把锐利的手术刀，精准地解决了企业档案管理中的各种难题。

智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集档案数据。

智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，以及关联任务执行进度可视化，让档案管理更加灵活、高效。此外，通过字段映射查阅便捷功能，合思档案可以完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的又一创新之处。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。四性检测则满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案管理方面，合思档案实现了多场景适配和权限管理的精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，让企业能够根据自身需求定制档案管理方案。

实战案例展示：见证卓越成效

合思档案的实际应用案例充分展示了其在企业档案管理中的卓越成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，实现了业务、财务数据的应收尽收。通过自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄成本。该企业在使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查更加便捷，档案管理和借阅管理更加规范化，企业成本显著降低，财务人员工作效率大幅提升。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。同时，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。通过混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。该企业在使用合思档案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查等问题。同时，该企业还面临着档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案为其提供了广泛连接、标准统一、接口开放服务、自定义扩展、配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业在使用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册精细整理；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。该企业在使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的技术和创新的解决方案，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案始终坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求，不断进行产品迭代，致力于让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。众多事业单位及院校、央企，行业领军企业，国家试点企业等都选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，足以证明合思档案的可靠性和卓越性。

如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启智能化档案管理新时代。您可以拨打我们的咨询电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，也可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与高效！