合思档案：开启会计费用归档新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理迎来了新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则需耗费大量时间手动整理、匹配核对档案数据，工作枯燥又繁琐；业务人员报销纸质票据的流程更是繁琐耗时。而且，纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，更存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业的会计费用归档提供了全新的思路和方法。

精准施策：合思档案化解管理痛点

合思档案针对企业财务档案管理的痛点，提出了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。在会计费用归档方面，让企业的每一笔费用都能得到精准管理，为企业的发展提供有力的数据支持。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它能让财务人员告别重复低价值工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成会计费用归档等档案管理工作，提高档案利用效率。从此，财务人员无需再为繁琐的手工操作而烦恼。

对于外部审计，合思档案更是提供了极大的便利。它可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在会计费用归档的审计过程中，大大提高了审计的效率和准确性。

功能卓越：合思档案尽显专业风范

合思档案具有多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集，可通过多种便捷手动数据补录方式进行采集，确保会计费用归档的全面性。

在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析会计费用归档数据。

档案管理功能上，合思档案支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。它支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类、维护档案字段、新增创建表单主键等，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，确保会计费用归档的规范性。

档案应用功能也十分强大。它包括多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还具备一站式预览功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控，让会计费用归档的应用更加便捷。

亮点突出：合思档案铸就独特优势

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它打破物理空间限制，在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，在会计费用归档方面提供了更加环保、高效的解决方案。

它具备大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件。采用动态 API 接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，保障了会计费用归档数据的安全和高效处理。

拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保会计费用归档的准确性和合规性。

实物备查功能可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，服务单套制，让会计费用归档的实物管理更加有序。

价值凸显：合思档案助力企业腾飞

合思档案能为企业带来显著的降本增效。它让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本 70%、整理成本 75%，检索效率提升 90%，确保管理合规性 100%，在会计费用归档方面，大大降低了企业的成本，提高了工作效率。

电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让会计费用归档成为企业数字化转型的重要一环。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览等功能，方便企业人员获取和分析档案数据，为决策提供支持，在会计费用归档数据的基础上，为企业的发展提供了有力的决策依据。

合思档案还能实现资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存、标准和管理，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌，让会计费用归档在企业的整体运营中发挥更大的作用。

场景多元：合思档案应用广泛

在企业日常财务档案管理场景中，合思档案可对会计凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表等内部产生的档案，以及进项发票、销项发票、银行回单、银行流水等业务层档案进行采集、整理、存储、查询和利用，确保会计费用归档的全面性和准确性。

在审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能进行审计工作，提高了会计费用归档审计的效率和质量。

对于集团型企业档案管理场景，共享中心统建档案管理系统，实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，解决档案管理流程复杂、人工环节多、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题，实现财务档案的安全存储，满足国家政策要求，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，让集团型企业的会计费用归档更加规范和高效。

在多系统数据互联场景中，合思档案打破数据孤岛，整合各系统的会计档案数据，统一储存、标准和管理，实现业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌，支持一站式查阅和全生命周期管理，有效减低财务管控风险，为企业的会计费用归档提供了更加全面的解决方案。

案例见证：合思档案实力彰显

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本，在会计费用归档方面取得了良好的效果。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、人工环节多、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储，通过 OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，为企业的会计费用归档提供了优质的解决方案。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力、实物存档占用空间、档案整理复杂易出错、档案利用不便等问题。合思档案采用数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，在会计费用归档方面为教育集团带来了新的变革。

海亮教育此前面临实现财务无纸化的挑战，在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，会计费用归档更加高效和便捷。

定位独特：合思档案引领市场

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

它具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，在会计费用归档方面始终保持领先地位。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为会计费用归档提供了更专业的支持。

合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点 100%成功验收等多项资质认证，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证，保障了产品的安全性和可靠性，让企业在会计费用归档方面更加放心。

合思档案为企业提供了全面、专业、高效的电子会计档案管理解决方案，能帮助企业解决财务档案管理中的各种痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，助力企业实现业财融合，在数字化转型中取得成功。随着数字化时代的发展，企业对电子会计档案管理的需求将不断增加，合思档案将持续创新和优化，不断提升产品性能和服务质量，为更多企业提供更好的解决方案，推动企业财务档案管理的数字化变革。

如果您想体验合思档案为会计费用归档带来的便捷与高效，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 了解产品，访问 www.hosecloud.com 获取更多信息，或通过微信公众号和微信小程序与合思取得联系，还可免费试用，开启高效、合规的电子会计档案管理之旅。