在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的高效运营离不开对各类信息的精准管理，尤其是财务文件管理。高新兴科技集团作为一家在智慧城市物联网领域熠熠生辉的上市公司，一直专注于技术创新应用。每年，该集团将超过10%的营业收入投入到研发中，凭借强大的创新能力，拥有了超过2000项核心知识产权。其员工规模达3000多人，国内服务网点多达170多个，信息化系统也有5个之多。庞大的业务规模带来了海量的财务文件，年银行回单数超过10万，发票数达15万以上，电子凭证量更是高达30万以上。然而，如此庞大的财务文件数量，也让高新兴在档案管理方面遭遇了诸多难题，探索有效的财务文件管理方法迫在眉睫。
档案管理困境凸显
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成本高企之殇
高新兴的报销、采购付款等业务流程，传统上需要进行大量的打印、整理、装订及归档工作。这些工作不仅耗费大量的纸张、油墨等物资成本，更占用了库房人员大量的管理成本。而且，借阅流程繁琐，实物借出的手续复杂，每一次的档案借阅都像是一场艰难的“旅程”，极大地影响了工作效率。在这种情况下，寻找新的财务文件管理方法以降低成本成为当务之急。 -
隐患暗藏之忧
在电子源文件的保存方面，高新兴存在明显的合规问题。由于未合规保存电子源文件，公司的档案管理不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范依靠人工控制，缺乏系统化的控制手段，这就像在沙滩上建房子，随时可能因为人为的疏忽而出现合规性隐患。这种状况使得公司的财务文件管理面临着潜在的风险，急需一种可靠的财务文件管理方法来解决。 -
利用低效之困
目前，高新兴在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时困难重重。需要耗费大量的人力在众多的档案中寻找所需信息，而且不能实现跨系统调阅。这就好比在一个没有地图的迷宫中寻找宝藏，既耗时又费力。档案利用效率低下严重影响了公司的业务决策速度和运营效率，寻找高效的财务文件管理方法势在必行。
合思方案精准破局
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低开发成本对接异构系统
合思为高新兴提供了一种创新性的财务文件管理方法，以低开发成本对接各类异构系统。通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统。这种方法就像是搭建了一座信息的桥梁，让不同系统之间的财务文件数据能够自由流通，打破了信息孤岛的局面。无需高昂的开发成本，就能够实现系统之间的无缝对接，为高新兴的财务文件管理带来了新的曙光。 -
自动制档释放人力
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装。业务检测保障了证据链的完整，档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这就像是有了一个智能的财务文件管家，自动完成繁琐的制档工作，释放了财务人员的精力。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的分析和决策工作中，大大提高了工作效率，同时也体现了先进的财务文件管理方法的优势。 -
全场景数字化利用档案
合思的方案打破了传统档案查询的壁垒。以往需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统才能获取所需信息的情况一去不复返。现在，只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这种全场景数字化利用档案的方式，让财务文件的查询变得轻松快捷，极大地提高了档案利用效率，是一种极具创新性的财务文件管理方法。
方案落地成果斐然
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归档效率大幅提升
合思的解决方案在高新兴落地后，取得了显著的成效。归档效率提升了90%，原本繁琐的归档工作变得高效快捷。这就像是给高新兴的财务文件管理装上了一台高速引擎，让整个流程快速运转起来。高效的归档效率不仅节省了时间，还提高了数据的准确性和及时性，为公司的财务管理提供了有力支持。 -
企业成本显著节约
通过实施合思的解决方案，高新兴每年节约成本30万以上。这不仅体现在物资成本的降低上，更体现在人力成本的节约和工作效率提升带来的间接收益上。节约下来的成本可以投入到公司的研发和业务拓展中，进一步提升公司的竞争力。这充分证明了合思的财务文件管理方法能够为企业带来实实在在的经济效益。
合思作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已经帮助众多企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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