电子发票存档最佳实践：合思档案引领企业财务档案数字化变革

在当今纸电混合的时代，企业财务档案管理犹如置身于一片荆棘丛林，面临着诸多行业痛点与挑战。企业高管们正为纸质档案管理成本居高不下且占地空间大而忧心忡忡，同时档案数据难以有效分析利用，如同捧着一座数据金矿却无法挖掘其价值。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的流程枯燥又繁复，仿佛陷入了一场永无止境的数字迷宫。业务人员也饱受出差、招待后报销纸质票据流程繁琐之苦，每一次报销都像是一场艰难的通关游戏。

企业在财务档案管理上还背负着沉重的成本负担。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本如同流水般不断消耗企业资金，而档案室、档案柜等存储空间的需求也在不断挤压企业的资源。隐形成本更是如影随形，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更令人担忧的是，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案损坏，可能会给企业带来难以估量的损失。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票管理要求特殊，必须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这无疑对企业的信息化建设提出了更高的要求。许多企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚，严重影响了企业的全面数字化进程。

合思档案：财务数智化的璀璨之星

合思档案是北京合思信息技术有限公司精心打造的一款产品。合思创立于2014年，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币，服务了6000 + 企业客户。其辉煌成就有目共睹，不仅荣登福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，实力不容小觑。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一颗璀璨的明星，照亮了企业财务档案管理的前行道路。它能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。在企业费控报销信息化细分领域，合思更是独占鳌头，市场占有率第一。它运用数字科技和前瞻理念，为未来财务人打造了一个敏捷的财务收支管理平台，助力企业实现业财融合的美好愿景。

合思档案就像是企业财务档案管理的得力助手，能够有效解决企业内外交困的档案管理问题。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，同时提升90%的检索效率，确保企业的档案管理100%合规，为企业带来实实在在的效益。

使命愿景：助力企业数字化腾飞

合思档案不止是一款简单的电子档案管理产品，它更是管理与服务的完美融合。合思怀着满腔的热忱，携手企业共同碰撞出协作的价值火花。它致力于助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，深度挖掘会计档案的价值，让企业的财务档案不再是沉睡的数据，而是成为企业发展的强大动力。

通过合思档案，企业能够沉淀宝贵的数据资产，保障合规管理，提升财务档案的利用效率。它就像是一把精准的手术刀，能够精准地挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。同时，它还能提升财务服务效率，帮助企业在数字化转型的道路上打响决胜之战，实现降本增效和绿色低碳运营的双重目标。

合思档案如同一位技艺高超的工匠，精心补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据真正“活起来”。它让企业能够充分利用档案数据，实现数据价值的最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到大幅提升。它更是企业全面数字化收尾的“兜底”系统，能够满足企业连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统需求，助力企业实现全面数字化的宏伟蓝图。

功能模块：全方位的管理利器

合思档案拥有丰富多样的功能模块，宛如一个装备齐全的武器库，为企业财务档案管理提供全方位的支持。其功能模块涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等多个方面。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，从智能采集开始，通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等，实现数据的高效采集。预归档服务则能够自动归档、进行业务检测，确保档案的准确性和完整性。基础管理方面，档号管理、账套管理等功能让档案管理更加规范有序。档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便企业快速查找所需档案。统计分析功能可以进行进销项统计、资金统计等，为企业提供精准的数据支持。应用层的辅助审计、证据方案库等功能，则为企业的审计工作提供了有力的保障。

合思档案还提供多源采集功能，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联自主采集基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案，让数据采集更加高效、灵活。手动采集自主补录则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件自动切割，自定义配置Excel导入模板，满足企业不同的采集需求。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，自动关联匹配及组装核心会计凭证，能够减少90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率。字段映射查阅便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询分析，让档案管理更加轻松自如。

功能亮点：创新引领档案管理新时代

合思档案采用便捷调阅不打印，混序归集免组装的独特模式，打破了物理空间的限制。企业用户可以在线自由调阅档案，预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力企业实现双碳目标，推动绿色发展。

其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，能够保障归档数据的真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，检测结果可查阅、可追溯，为企业的档案管理提供了坚实的安全保障。

档案扩展解决方案是合思档案的又一创新之处。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，它能够帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。可扩展档案类型，自动化接口集成，精细严控数据利用，实现财务档案全生命周期管理，让企业的档案管理更加全面、深入。

大数据解决方案则充分展现了合思档案的强大实力。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。同时，它还能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，为企业提供更加便捷、高效的档案管理体验。

产品优势：脱颖而出的不二之选

合思档案具有广泛连接的能力，就像一张庞大而精密的网络，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据。它成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，能够实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的数据管理更加高效、准确。

其100%自动归档的特点，凭借强大的规则匹配能力，最大程度减少了人工介入，实现了自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还降低了人工成本，让企业的财务档案管理更加轻松、便捷。

合思档案完全符合国家政策要求，能够满足电子会计档案合规性管理，适应数电票时代的政策要求。它支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，为企业的合规经营提供了有力的保障。

此外，合思档案还具备灵活承接、持续迭代的能力。它不仅能够满足接收管理数电票的能力，还拥有稳定的迭代能力，能够及时应对政策和业务变化，确保企业的档案管理始终跟上时代的步伐。

目标用户与应用场景：满足多元需求

合思档案的目标用户群体广泛，涵盖了CEO/高管、归档员/财务、外部审计和业务人员等不同角色，能够满足他们在不同场景下的需求。

对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过数字化手段，他们可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的决策提供更加精准、有力的支持。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，让财务工作更加轻松、高效。

外部审计人员借助合思档案可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

业务人员在出差、招待后报销时，使用合思档案无需留存纸质票据，流程简便，减少了时间耗费，让报销变得更加轻松、快捷。

成功案例：实力见证卓越

众多企业的成功案例充分证明了合思档案的卓越性能和强大实力。海亮教育此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标，使用合思档案后，所服务单位由15家增长到298家，共享单位数量增加18.9倍，而作业人员仅从16人增长到25人，凭证自动化率达到91.6%，取得了显著的成效。

徐福记作为多地连锁门店、70 + 分公司的大型企业，年数据量达2.6亿。合思档案上线后，全集团实现了无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院使用合思档案后，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了高度肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，为企业的发展提供了有力的支持。

结语：开启数字化管理新时代

合思档案凭借其领先的技术、全面的功能、丰富的成功案例和良好的客户口碑，能够有效解决企业在财务档案管理方面的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。让企业的有限资源发挥更有效的作用，在数字化浪潮中脱颖而出。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业实现降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。而合思档案无疑是企业实现这一目标的优质解决方案。

企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，开启高效、合规、绿色的财务档案管理新时代，实现企业的可持续发展。现在就可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的卓越价值。