在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这样的大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如企业财务档案管理的得力助手，能够助力企业轻松解决财务文件管理方法中的诸多难题，其重要性和实用性不言而喻。
好想你：传统财务文件管理方法痛点重重
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。随着公司业务规模的不断扩大，在财务文件管理方法上，传统的模式逐渐暴露出诸多痛点。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都不能有丝毫差错。然而，即便如此小心翼翼，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的风险。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来更是困难重重。想象一下，当需要查找一份几年前的财务文件时，工作人员需要在堆积如山的档案中翻找，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的高效运营来说，无疑是一个巨大的阻碍。
此外，大量纸质档案的管理需要占用大量的空间，同时还需要投入大量的人力进行整理、保管和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率。在当前经济环境下，企业迫切需要一种更加高效、便捷的财务文件管理方法。
合思档案：创新财务文件管理方法破难题
针对好想你在财务文件管理方法上的痛点，合思为其量身定制了一套解决方案，为企业带来了全新的财务文件管理体验。
- 打破壁垒数据同源
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的功能，轻松获取与某一业务相关的所有数据，包括单据、发票、回单和凭证等。这大大提高了财务人员的工作效率，让他们能够更加便捷地利用数据，做出准确的决策。
在传统的财务文件管理方法中，数据分散在不同的系统中，查询和整合数据需要耗费大量的时间和精力。而合思档案通过数据同源的方式，将所有相关数据集中管理，实现了数据的实时共享和高效利用。财务人员再也不需要在多个系统之间来回切换，只需要在合思档案平台上轻轻一点，就可以获取所需的信息。
- 自动组装审计便捷
合思档案具备自动组装的功能，能够将相关的单据、发票、回单和凭证自动组装成一份完整的财务档案。这不仅提高了档案整理的效率，还保证了档案的准确性和完整性。
在内外审计过程中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过合思档案平台快速查阅和分析财务数据，减少了对纸质档案的依赖，降低了审计成本。同时，自动组装的功能也使得审计过程更加规范和透明，减少了人为因素的干扰。
- 实物高效管理
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。
在传统的财务文件管理方法中，实物档案的管理往往是一个难题。由于实物档案数量众多，存放位置分散，查找起来非常困难。而合思档案通过虚拟档案库房和二维码技术，将实物档案的管理变得更加高效和便捷。查阅者只需要在电子档案中查询相关信息，就可以轻松找到对应的实物档案，大大节省了时间和精力。
应用成果：合思档案革新财务文件管理方法
好想你应用合思档案后，在财务文件管理方法上取得了显著的成果。
从人工耗时方面来看，合思档案的应用减少了90%的人工耗时。以前需要大量人力进行的档案整理、核对和查找工作，现在通过合思档案平台可以轻松完成。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等。
在管理耗时方面，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。合思档案的自动化功能和高效的查询系统，使得档案管理工作更加快捷和准确。管理人员可以通过合思档案平台实时掌握档案的动态，及时处理相关业务，提高了管理效率。
从成本方面来看，预计合思档案的应用将为好想你减少综合成本20万元/年。这主要得益于减少的人工成本、空间成本和管理成本等。在当前经济环境下，降低成本对于企业来说至关重要。合思档案的应用为好想你提供了一种有效的成本控制手段，帮助企业提高了经济效益。
合思档案：财务文件管理方法新趋势
截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案以其先进的技术和卓越的性能，成为了企业财务文件管理方法的首选。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案将继续发挥其优势，推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，为更多企业提供借鉴和参考。
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