合思档案：开启企业财务档案管理新时代的财务优化方案

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。据了解，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，且政策上电子发票接收合法合规，如2016年肯定电子会计档案法律效力，2020年肯定电子凭证法律效力等。这一系列变化让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，传统纸质档案管理的弊端日益凸显。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用。财务人员则需耗费大量时间手动整理、匹配和核对档案数据，工作枯燥又繁复。业务人员报销纸质票据流程繁琐，浪费了大量时间。不仅如此，传统纸质档案管理还存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用；同时还面临高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，档案全生命周期管理闭环也需重点关注。在这样的背景下，企业急需一套有效的财务优化方案来解决这些问题。

多元方案：合思档案打造财务优化方案组合拳

合思档案提供了一套全面的财务优化方案，包括领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案的单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。其档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

功能概览：合思档案财务优化方案的全面能力展示

合思档案的财务优化方案涵盖了采集、制档、管理、应用等多个环节。

多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集、自主补录，可对单张PDF大文件进行多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还可通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

档案管理功能具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，自定义维护、新增创建档案字段，表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

档案应用功能包括多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；一站式预览，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点：合思档案财务优化方案的独特优势

合思档案的财务优化方案具有诸多核心亮点。

在合规性方面，合思档案符合国家政策要求，其“四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测还可基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。

自动化方面，具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，如智能制档功能可自动关联匹配及组装核心会计凭证，多源采集功能可自动获取业财系统会计资料。

高效性方面，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

灵活性方面，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。

价值凸显：合思档案财务优化方案为企业带来的效益

合思档案的财务优化方案能为企业带来多方面的价值。

在降本增效方面，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，减少打印与邮寄，降低企业显性成本，还能提高财务人员工作效率，使流程精简。

合规管理方面，保障财务档案管理合规，符合国家政策要求，如单套制解决方案满足国家相关文件要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。

数据利用方面，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，可实现业务+财务数据穿透联查，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

资源重组方面，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

场景应用：合思档案财务优化方案在不同角色中的实践

合思档案的财务优化方案在不同企业角色中都有出色的应用。

对于CEO/高管来说，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用该方案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计人员利用合思档案能实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

成功案例：合思档案财务优化方案的实际验证

众多企业通过采用合思档案的财务优化方案，取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，数据加载30s，关联匹配15min等。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用单套制管理方案后，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思档案财务优化方案的领先地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

它具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，可满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。还获得多项权威认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，还通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案的财务优化方案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在其中发挥重要作用。

如果您的企业也想解决财务档案管理难题，不妨选择合思档案的财务优化方案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505联系我们，也可以登录网站www.hosecloud.com，还能关注我们的微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在，您可以免费试用合思档案的财务优化方案，开启企业财务档案管理的新篇章。