在当今数字化时代，企业的高效运营离不开先进的管理系统和科学的管理方法。高新兴科技集团作为一家上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的提供商，在技术创新应用领域表现卓越。每年，该集团将超过营业收入 10%的资金投入到研发中，拥有超过 2000 项核心知识产权。集团员工数量达 3000 多人，国内服务网点有 170 多个，并且拥有 5 个信息化系统。庞大的业务规模使得集团每年产生 10 万 + 的银行回单、15 万 + 的发票以及 30 万 + 的电子凭证。然而，随着业务量的不断增长，高新兴科技集团在档案管理方面逐渐暴露出一些问题，尤其是在财务合规性审查方面面临着诸多挑战。
档案管理困局：合规隐患与效率难题
高新兴科技集团在档案管理方面的业务背景复杂，现状不容乐观。在日常运营中，报销、采购付款等业务流程需要大量的人工操作，包括打印、整理、装订及归档等工作。这不仅占用了库房人员的大量管理成本，而且借阅流程及实物借出繁琐，导致档案管理成本居高不下。
从财务合规性审查的角度来看，电子源文件未合规保存是一个严重的问题。这不符合会计电子档案管理法规，而档案归档规范由人工控制，缺少系统化的控制，使得档案管理存在合规性隐患。在进行财务合规性审查时，这些问题可能会导致审查不通过，给企业带来潜在的法律风险。
此外，目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力。由于不能实现跨系统调阅，档案利用效率极低。在财务合规性审查过程中，需要花费大量的时间和精力去查找和核对相关档案资料，这无疑增加了审查的难度和成本。
合思方案：精准破局财务合规审查困境
面对高新兴科技集团在档案管理方面的诸多问题，合思提出了一套全面的解决方案，旨在帮助企业解决财务合规性审查难题，提升档案管理效率。
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异构系统连接：搭建数据采集桥梁
合思的解决方案具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统。通过生成式接口，系统可以自动采集档案数据，连接 NCC、U9、OA、CBS 等多个系统。这就如同搭建了一座桥梁，使得不同系统之间的数据能够顺畅流通，为财务合规性审查提供了准确、全面的数据支持。在进行财务合规性审查时，审查人员可以轻松获取各个系统中的相关数据，避免了因数据分散而导致的审查困难。 -
自动制档：释放人力保障证据链完整
合思系统能够实现自动制档，大大释放了财务人员的精力。凭证数据可以自动匹配组装，业务检测功能能够保障证据链完整。档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。在财务合规性审查中，完整的证据链是审查通过的关键。合思的自动制档功能确保了会计凭证的准确性和完整性，为财务合规性审查提供了有力的保障。 -
全场景数字化利用：打破查询壁垒
合思方案实现了档案全场景数字化利用，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。在财务合规性审查过程中，审查人员可以快速、准确地获取所需的档案资料，大大提高了审查效率。
方案实施：稳步推进助力合规审查
虽然资料中未明确提及方案的实施过程与步骤，但合思凭借其专业的团队和丰富的经验，在实施过程中采取了稳步推进的策略。首先，对高新兴科技集团的现有档案管理系统和业务流程进行了全面的调研和分析，制定了详细的实施计划。然后，逐步进行系统的对接和数据的迁移，确保在实施过程中不影响企业的正常运营。在实施过程中，合思还为高新兴科技集团提供了专业的培训和技术支持，帮助企业员工尽快熟悉和掌握新的档案管理系统，为财务合规性审查的顺利进行提供了保障。
显著成效：合规审查轻松过关
高新兴科技集团采用合思方案后，取得了显著的成果与效益。在档案管理方面，归档效率提升了 90%，这意味着企业在档案整理和存储方面节省了大量的时间和人力成本。从财务合规性审查的角度来看，高效的档案管理使得审查人员能够快速获取所需的档案资料，大大提高了审查效率，降低了审查成本。
同时，该方案为企业年节约成本 30 万 +。这不仅体现在档案管理成本的降低上，还体现在因财务合规性审查顺利通过而避免的潜在法律风险和罚款等方面。通过合思的解决方案，高新兴科技集团在财务合规性审查方面更加轻松，能够更好地应对各种审查和监管要求。
行动号召：开启财务合规审查新征程
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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