合思档案：引领企业财务档案管理新变革的财务优化方案

在数字化浪潮风起云涌的当下，数电票正以前所未有的速度在各行各业快速扩张。政策明确指出，2025年要完成数电票全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直面新的挑战。如今，数电票收票在政策上已实现电子发票接收合法合规，开票方面全国36个省市区也实现了数电票试点全覆盖。然而，在纸电混合的时代，企业传统档案管理却如深陷泥沼，诸多痛点亟待解决。

企业高管们面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的难题。大量的纸质档案占据着宝贵的办公空间，高额的管理成本如同一座大山压在企业的肩头。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复的困扰，每天花费大量的精力在琐碎的档案整理工作中，却难以从这些数据中挖掘出有价值的信息。业务人员报销纸质票据流程繁琐耗费时间，每一次报销都像是一场漫长的马拉松，极大地影响了工作效率。

传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题。尽管国家政策支持电子会计档案管理，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，无法确保企业财务档案管理合规。在这样的背景下，企业迫切需要一套高效的财务优化方案来解决档案管理的难题。

合思档案：为不同角色量身定制的财务优化方案

合思档案作为一款专业的财务优化方案，正是为解决企业档案管理问题而生。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管来说，合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过合思档案，企业可以提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，迈向绿色低碳运营之路。

对于归档员/财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使他们告别重复低价值工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。从此，财务人员无需再为繁琐的档案整理工作而烦恼，可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这不仅提高了审计工作的效率，也减少了审计过程中的沟通成本和错误率。

合思档案功能概览：全方位的财务优化方案

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等多个方面。在智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务提供身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层则有辅助审计、证据方案库等。

多源采集功能是合思档案的一大特色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能更是合思档案的亮点之一。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能也十分强大，包括权限管理、档案目录灵活扩展以及系统规范预置档号等。权限管理支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等；档案目录灵活扩展支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等；系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则等。

合思档案核心亮点：卓越的财务优化方案优势

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案是合思档案的又一优势。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

大数据解决方案是合思档案的核心竞争力之一。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，具备专利技术支撑。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架（流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度）、极简管理低碳环保（服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单）。

合思档案产品价值体现：全面的财务优化方案意义

合思档案带来了显著的降本增效效果。它能更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，同时提升检索效率，确保管理合规性。企业可以将节省下来的成本投入到更有价值的业务发展中，实现资源的优化配置。

作为电子会计档案管理方案，它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。通过合思档案，企业可以实现财务数据的全面整合和共享，打破信息孤岛，提高财务工作的协同效率。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，为企业决策提供有力支持。企业可以通过对档案数据的深入分析，了解企业的财务状况和业务运营情况，做出更加科学合理的决策。

资源重组也是合思档案的重要价值体现。它实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过优化档案管理流程，企业可以提高内部管理效率，降低运营成本，增强市场竞争力。

合思档案典型使用场景：广泛适用的财务优化方案

在企业日常的报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则梳理，以及发票、报销单、回单、凭证等归档数据的关联匹配，保障财务合规。业务人员无需再为繁琐的报销流程而烦恼，只需通过合思档案上传相关票据，系统即可自动完成关联匹配，大大提高了报销效率。

在外部审计场景中，审计人员可通过合思档案的证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这不仅提高了审计工作的效率，也减少了审计过程中的沟通成本和错误率。

企业管理人员可利用合思档案的统计报表、图表展示等功能，对档案数据进行分析，如进销项统计、资金统计、成本分析等，为企业管理决策提供数据支持。通过对档案数据的深入分析，企业管理人员可以及时了解企业的财务状况和业务运营情况，做出更加科学合理的决策。

业务人员在出差、招待等业务后，可通过合思档案实现报销的便捷化，无需留存再上交纸质票据，流程更加高效。合思档案的出现，让业务人员摆脱了纸质票据的束缚，提高了工作效率，同时也减少了纸质票据丢失的风险。

合思档案成功案例：真实有效的财务优化方案

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理自动化、规范化，企业成本降低。如某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规；低碳环保，积极响应政策。同时，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业在档案管理方面存在低效现状，如整理环节繁琐、保管和存储方式落后、档案管理痛点多等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案（广泛连接，标准统一，接口开放服务）、业务检测方案（精细化至元数据层级的关联规则引擎）和跨系统调阅方案（业务系统与档案系统调阅交互）。管理成效显著，统一储存档案数据，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，成本效益对比明显，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间且易损坏、整理复杂易出错、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案（梳理业务档案归档场景，统一数据标准）、智能化制档方案（搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装）和电子原文件独立管理（完成电子票据的合规存档）。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：独特的财务优化方案

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，能够广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，这是其他产品所不具备的全面性和灵活性。

合思自主研发工具包，在数电票管理方面具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，帮助企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。

合思档案在档案管理功能上具有创新性，如规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，减少人工匹配工作量；“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用；大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联和海量数据秒级查询等，这些功能优势使其在市场中脱颖而出。

合思档案：助力企业开启财务数字化转型新篇章

合思档案作为一款卓越的财务优化方案，坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

它能帮助企业降低成本，如节约纸张成本、整理成本，减少存储空间占用等；提高工作效率，如提升检索效率、减少人工匹配工作量等；保障合规管理，通过“四性检测+业务检测”等方案确保档案数据真实、完整、安全、可用；提升数据价值，让数据为企业决策提供有力支持。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代其功能，如在数电票管理方面不断提升数据获取、验签、解析能力，以更好地适应政策和市场变化。它将进一步加强与各类业财系统的连接和集成，实现更广泛的数据采集和共享，为企业提供更全面的财务数智化服务。同时，合思档案将不断优化其解决方案，针对不同行业、不同规模企业的特点，提供更加个性化、定制化的档案管理方案，满足企业多样化的需求。

面对当前企业财务档案管理的新挑战和数字化转型的趋势，企业应抓住机遇，选择合思档案这一领先的电子会计档案管理平台，提升档案管理效率，降低成本，保障合规，实现业财融合和数字化转型。合思档案在多地设有服务地点，提供电话咨询（400 – 105 – 6505），企业可通过访问网站（www.hosecloud.com）、关注微信公众号和小程序等方式了解更多信息。现在，欢迎企业免费试用合思档案，体验它带来的优质服务，开启企业财务档案管理的新篇章。