在当今财务数字化的浪潮中，企业对高效、合规的财务文件管理方法的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其领先的单套制电子会计档案管理平台——合思档案，为企业带来了全新的财务文件管理方法解决方案。
合思档案可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。随着2025年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟需加强。因数电票管理的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务文件管理方法要求。无论是政策推动、合规需求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。
政策与趋势：财务文件管理方法的新导向
当前财务档案管理的市场形势深受政策导向和数电票发展趋势的影响。在收票政策方面，2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档。2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号进一步肯定了电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证报销入账归档。
在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。国家政策的支持使得电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来。同时，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，要完成档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁等全流程管控，这也为企业的财务文件管理方法提出了新的要求。
痛点剖析：传统财务文件管理方法的困境
企业在财务档案管理中面临着诸多痛点，不同角色都有各自的问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高的问题。纸质档案储存占地大，且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持。
财务人员则要处理大量档案数据，整理工作耗费时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，这不仅降低了工作热情，还容易出现错误。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间，影响了工作效率。
此外，纸质档案还存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，纸质档案还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。这些痛点都凸显了传统财务文件管理方法的局限性。
融合之道：合思档案的财务文件管理方法策略
合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它针对企业的痛点，提供了全面的解决方案。
对于CEO/高管，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效。通过合思档案，高管可以获取更准确、更及时的财务数据，为企业的战略决策提供有力支持。
对于归档员/财务，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。财务人员可以从繁琐的档案整理工作中解脱出来，将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计效率，降低了审计成本。
核心模块：合思档案的财务文件管理方法利器
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。这使得企业可以根据自身的业务需求，灵活定制档案管理方案。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。在财务审计和合规检查中，完整的证据链可以为企业提供有力的支持。
数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这使得企业可以更加高效、合规地管理数电票，适应数字化凭证时代的要求。
优势凸显：合思档案的财务文件管理方法竞争力
合思档案相较于其他产品具有显著的竞争优势。它能显著降本增效，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了工作效率。
合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它可以整合企业各个业务系统中的财务数据，实现数据的集中管理和共享。
合思档案拥有强大的规则匹配能力，100%自动归档，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。这大大提高了档案管理的准确性和效率。同时，合思档案符合国家政策要求，具备电子会计档案合规性管理能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能及时应对政策和市场的变化。
案例见证：合思档案的财务文件管理方法成效
众多企业的成功案例展示了合思档案在财务文件管理方法方面的卓越成效。某企业年单据量2.6亿，使用合思档案前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果，企业成本降低，数据指标良好。
世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。采用合思档案的方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
服务保障：合思档案的财务文件管理方法支撑
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这确保了企业能够获得及时、专业的服务支持。
合思档案提供多种采集方式，如接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成；手动采集，自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式。这使得企业可以根据自身的实际情况，选择最适合的采集方式。
合思档案在功能上提供全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等功能，满足企业不同阶段的需求。同时，合思提供多种联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便企业随时咨询和使用。
合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和成功的案例，为企业提供了一套高效、合规的财务文件管理方法。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让会计档案价值得到深度应用。企业选择合思档案，能够完成电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，满足政策要求和自身发展需求。如果您想体验合思档案带来的全新财务文件管理方法，不妨现在就免费试用，开启企业财务数字化转型的新征程。
