在数字化浪潮席卷而来的今天，财务数据整理成为企业发展中不可忽视的关键环节。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业对专业的“电子会计档案管理平台”的需求愈发迫切，以适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。
在纸电混合时代，企业不同层级人员都面临着各自的困扰。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而头疼；财务人员在面对海量档案数据时，整理工作耗费大量时间，手动匹配核对的过程枯燥又繁复；业务人员则被报销纸质票据的繁琐流程所束缚。此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便、数据无法有效利用，以及高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案可能因不可抗力损坏等问题，都让企业在财务数据整理和档案管理方面举步维艰。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化的过程中，在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体等问题。
合思档案的出现，犹如一盏明灯，为企业解决财务数据整理难题带来了希望。
合思档案解决方案概览：全场景覆盖的财务数据整理利器
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的模式，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）等多个方面。
大数据解决方案是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。这使得企业在面对大量财务数据时，能够快速准确地找到所需信息，大大提高了财务数据整理和查询的效率。档案扩展解决方案则可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业多样化的档案管理需求。
数电票解决方案更是合思档案的核心竞争力之一，它是9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，能够助力企业合规高效地应用会计数据标准，为企业在数电票时代的财务数据整理提供了强有力的支持。
合思档案核心功能与优势：高效合规的财务数据整理保障
- 多源采集：灵活高效的数据获取方式
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。此外，该功能也支持手动采集，如单张PDF大文件、多张回单/发票的自动切割，以及通过自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。这种灵活多样的采集方式，为企业的财务数据整理提供了便利，确保数据能够准确、及时地收集。 - 智能制档：大幅减少人工工作量
智能制档是合思档案的又一重要功能。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够自动完成不同系统、不同类别的核心会计凭证的关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化的功能，让财务人员能够实时掌握制档进度。字段映射功能则让已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员进行查询和分析，提高了财务数据整理的效率和准确性。 - 专用格式版式文件：降低存储成本，增强扩展性
合思档案的专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业的档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，如档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，为企业的财务数据整理和存储提供了更多的灵活性。 - 双模式检测方案：保障数据合规性
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据合规性的重要手段。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，能够保障归档数据的真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，检测结果可查阅、可追溯，确保企业的财务数据整理符合相关法规和企业自身的要求。
合思档案应用场景与案例：真实见证财务数据整理成效
- 某企业：高效解决纸电混合管理难题
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案的解决方案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标表现良好，如数据加载仅需30s、关联匹配只需15min，大大提高了财务数据整理的效率。 - 集团型企业：实现标准化合规管理
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效降低了财务数据整理和档案管理的成本。 - 某企业：统一存储，实现数据共享
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，显著提高了财务数据整理和利用的效率。 - 民办教育集团：简化流程，提高工作效率
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档、实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的财务数据整理提供了优秀的范例。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户如广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等都选择了合思档案，并取得了良好的管理成效，企业可以放心选择。
合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您也想解决财务数据整理难题，实现降本增效和合规发展，不妨点击免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
