在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业正面临着前所未有的变革与挑战。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着企业财务档案管理进入了一个全新的时代。在这个时代，财务档案管理的信息化建设已成为企业亟待解决的课题。
数电票的出现，要求企业必须对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列的变化，让企业迫切需要一个专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管们为纸质档案管理的巨大成本和占地问题而烦恼，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了阻碍。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配和核对确认，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在出差、招待后的报销环节，也面临着纸质票据流程繁琐、耗费时间的难题。
传统的纸质档案管理，存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的财务档案管理带来了巨大的挑战。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了有效的解决方案。
合思档案：为不同角色量身定制解决方案
合思档案充分考虑了企业中不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等提供了针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率。同时，利用数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，让企业在提升效益的同时，也能为环保事业做出贡献。
归档员/财务人员则可以通过合思档案提高工作效率，告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，使数据全流程透明流转，便于监控和分析。轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，让他们从繁琐的工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，也为企业节省了时间和精力。
合思档案不仅为不同角色提供了针对性的解决方案，还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的财务档案管理提供了全面、高效的支持。
合思档案：核心功能铸就强大优势
合思档案拥有智能采集、智能制档、档案管理和档案应用等核心功能，这些功能为企业的财务档案管理带来了显著的优势。
智能采集功能支持多源采集，通过接口互联可自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持手动采集和自主补录。单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让数据采集更加灵活、高效。
智能制档方面，通过规则引擎可实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能中，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展，确保档案管理的规范性和安全性。
档案应用功能可实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，使借阅过程透明化，一键到期催还，让档案的利用更加便捷、高效。
合思档案：多领域应用彰显卓越成效
合思档案在不同类型的企业中都有广泛的应用，并取得了显著的成效。
在年单据量2.6亿的企业中，该企业面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提高了企业的运营效率。
对于世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，其存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业节约了大量的成本。
在多系统数据互联的企业中，该企业档案管理低效，会计档案散落各系统，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效提升了企业的档案管理水平。
针对中国最大的K12民办教育集团之一的企业，其在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的发展提供了有力支持。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
合思档案为企业提供了全面、高效、合规的财务档案管理解决方案，拥有众多成功案例和显著成效。企业可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或关注微信公众号、小程序等方式联系合思，开启财务档案管理的数字化之旅。现在，你可以免费试用合思档案，亲身感受其为企业财务档案管理带来的巨大变革。
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