在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理模式正经历着深刻的变革。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。它在借助合思电子会计档案管理方案后，迎来了一场意义深远的财务管理变革，同时也让报销申请便捷成为了企业运营中的一大亮点。
金牌橱柜档案管理困境凸显报销申请难题
- 档案管理之困待解
金牌橱柜在业务不断拓展的过程中，档案管理面临着诸多困境。在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个业务系统中。数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这不仅耗费大量的人力和时间，也使得报销申请便捷成为了一种奢望。因为每一次报销申请都可能涉及到查找分散在不同系统的档案数据，流程复杂且效率低下。
在保管环节，财务部门临时保管会计档案1年后，还要移交至综合档案管理部门。存储环节则依赖独立的档案室来存放纸质档案。而在管理利用方面，仍然以传统的纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，这不仅增加了出错的概率，也严重影响了报销申请的处理速度。
合思解决方案开启报销申请便捷新时代
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打破数据孤岛统一存储
合思为金牌橱柜提供的档案管理解决方案犹如一把金钥匙，开启了报销申请便捷的大门。首先，合思实现了统一存储，打破了数据孤岛的局面。它将凭证、单据、合同、回单等重要的会计资料进行整合，按照统一的标准进行储存和管理。这使得报销申请所需的各类档案数据能够集中存放，方便工作人员快速查找和使用，大大提高了报销申请的效率。 -
搭建业务证据链条业财一体穿透
合思还搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。通过这种方式，报销申请不再是孤立的流程，而是与企业的业务活动紧密相连。工作人员在进行报销申请时，可以清晰地了解每一笔费用的来龙去脉，确保报销的合理性和合规性，进一步提升了报销申请便捷的程度。 -
呈现结构化档案数据一站式查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，是合思解决方案的又一亮点。这种方式实现了数据的共享和一站式查阅。当员工进行报销申请时，只需在统一的平台上即可快速获取所需的档案信息，无需在多个系统中来回切换，真正做到了报销申请便捷。 -
海量回单自动化处理全面无纸化
合思方案还实现了海量银行回单的自动采集、切割和组装，助力金牌橱柜实现了全面无纸化管理。这不仅降低了企业的运营成本，还减少了纸质档案管理带来的繁琐流程。员工在报销申请时，无需再为收集和整理纸质回单而烦恼，进一步提高了报销申请的便捷性。
方案实施步骤保障报销申请便捷落地
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对接业务系统自动采集整合
合思借助先进的技术手段，对接金牌橱柜的各个业务系统，实现了数据的自动采集和整合。在这个过程中，相关的报销申请数据也能够及时准确地被采集到统一的平台上，为后续的处理提供了坚实的基础。 -
智能匹配组装形成业务证据链
通过预设的关联规则，合思对凭证、单据等数据进行智能匹配和组装，形成完整的业务证据链。这使得报销申请的审核更加科学和高效，减少了人工干预带来的错误和延误，保障了报销申请便捷的顺利实施。 -
建立统一平台安全合规存储
合思建立了统一的档案存储平台，将整合后的数据进行安全存储，并按照合规标准进行管理。这确保了报销申请相关的档案数据的安全性和可靠性，让员工在进行报销申请时更加放心，也进一步提升了报销申请便捷的体验。
实施成果显著报销申请便捷成效初显
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工作效率大幅提升
实施合思解决方案后，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，大大提高了工作效率。这意味着员工在报销申请时，等待档案匹配的时间大幅缩短，报销流程更加顺畅，报销申请便捷得到了充分体现。 -
快速检索利用档案
档案查询耗时减少了80%，实现了档案的快速检索和利用。员工在报销申请过程中，能够迅速找到所需的档案信息，无需花费大量时间在查找资料上，进一步提升了报销申请的便捷程度。 -
降低运营成本
预估节省总体成本30万+/年，有效降低了企业的运营成本。这不仅为企业带来了实实在在的经济效益，也为员工提供了更加高效的报销环境，让报销申请便捷成为了企业运营中的常态。 -
确保档案合规性
档案合规性达到100%，确保了企业档案管理符合相关法规要求。在合规的基础上，报销申请的审核和处理更加规范，员工可以更加放心地进行报销申请，享受报销申请便捷带来的便利。
金牌橱柜高度评价报销申请便捷体验升级
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。通过多系统数据互联，合思实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。这不仅为企业的数字化转型提供了有力支持，也让员工在报销申请过程中感受到了前所未有的便捷。员工们不再需要为繁琐的档案管理和报销流程而烦恼，报销申请便捷成为了企业日常运营中的一大优势。
在当前经济环境下，企业对于财务数智化转型的需求愈发迫切。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，能够为企业提供全面、高效的解决方案。选择合思，让企业在财务数智化的道路上迈出坚实的步伐，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。同时，也能让企业员工充分体验到报销申请便捷带来的便利。
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