在我国的电源行业中，北京动力源科技股份有限公司堪称一颗璀璨的明星。它成立于 1995 年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在 2011 年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，现实却并未如预期般美好。整体流程依旧复杂，系统之间壁垒森严，这使得动力源在财务数字化转型的道路上遇到了诸多难题，尤其是差旅合规流程方面，面临着巨大的挑战。而合思的出现，为动力源带来了新的转机，提供了一套行之有效的解决方案。
痛点剖析：差旅合规流程困境重重
-
多系统操作体验差合规难题凸显
动力源的员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。财务人员在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票的验真、查重也都依靠手工操作，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析工作。在差旅合规流程中，这些问题严重影响了工作的准确性和效率。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个不同的系统中进行管理，无法实现及时的联动。这就导致财务制度难以真正落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。在差旅合规流程中，信息的滞后使得费用控制和管理变得困难重重。 -
业务复杂报销模式繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得极为繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的复杂性。在差旅合规流程中，这种复杂的业务模式给财务和业务人员都带来了巨大的压力。 -
组织架构复杂流程难以统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，各地区的管理程度不一致。总部和分公司提交出差申请的方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需要通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。在差旅合规流程中，这种组织架构和流程的复杂性导致了管理成本的增加和效率的降低。
方案呈现：合思解锁差旅合规流程新密码
-
系统集成数据同步
合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为差旅合规流程提供了准确的数据支持。 -
无需报销提升体验
合思为动力源打造了无需报销的模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列操作简化了差旅合规流程，提高了工作效率。 -
强大连接打破壁垒
合思具有强大的系统连接能力。通过 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，让差旅合规流程更加顺畅。
实施步骤：有条不紊推进差旅合规流程变革
-
系统集成先行
首先进行系统集成工作，实现动力源现有系统与合思费控的数据同步，包括人员信息、订单数据等。这一步为后续的流程优化奠定了坚实的基础，确保差旅合规流程能够在准确的数据支撑下运行。 -
搭建无需报销流程
接着搭建无需报销的业务流程，明确业务人员消费、财务对账、结算等环节的操作规范和系统自动处理机制。通过详细的流程设计和规范制定，让差旅合规流程更加清晰和高效。 -
对接第三方系统
运用 Open API 和自定义流程引擎技术，完成与第三方系统的对接，确保业务数据的跨系统同步和高效处理。这一步进一步完善了差旅合规流程，实现了数据的无缝流转和业务的协同处理。
成果展现：差旅合规流程焕然一新
-
操作体验革新效率大幅提升
通过多系统集成和数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了 3 周，效率提升了 300%。在差旅合规流程中，员工能够更加便捷地完成报销操作，节省了大量时间和精力。 -
成本节约员工体验升级
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在差旅合规流程中，这些变化不仅降低了企业成本，还提高了员工的满意度。 -
财务合规结算统一
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。在差旅合规流程中，财务工作的质量和效率得到了显著提升。 -
管理全程管控决策更精准
管理实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在差旅合规流程中，这种全程管控的模式让企业的财务管理更加科学和有效。
客户评价：合思助力差旅合规流程精细化
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了合思在改善差旅合规流程方面的卓越能力和价值。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
如果您的企业也想优化差旅合规流程，实现财务数字化转型，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，为企业发展注入新动力。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
