在数字时代的浪潮中，电子凭证犹如一颗璀璨的新星，在财务管理和会计领域绽放出愈发耀眼的光芒。自2021年国家税务总局开展数电票试点工作，到2023年财政部发布电子凭证会计数据标准，这一系列举措宛如嘹亮的号角，宣告着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化，恰似一场及时雨，为企业带来了诸多利好。它能够优化业务流程，让传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境成为历史。同时，有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，企业在这场数字化转型的征程中，并非一帆风顺，而是面临着诸多难题。
在这充满挑战的时刻，北京合思信息技术有限公司挺身而出。中国财政科学研究院数字财务研究所等与合思联合发起研究，发布《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，为企业的数字化转型指引了方向，推动数字化、绿色化、低碳化协同发展，引领会计数字化转型的绿色新方向。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，如同一位技艺高超的工匠，帮助企业挖出更多净利润，为企业的差旅支出优化提供了强有力的支持。
国民零食巨头的财务困境
有这样一家畅销30余年的国民经典零食品牌，它宛如一颗璀璨的商业明珠，其销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，繁华背后却隐藏着诸多问题。该企业的管理流程跨越多个系统，繁杂且低效，就像一辆零部件众多却缺乏有效协调的老旧汽车，难以快速顺畅地前行。
在差旅管理方面，差旅平台对账方案不灵活，无法满足企业核算精细化管理的高要求。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。就如同一位技艺精湛的厨师被束缚住了手脚，无法施展自己的厨艺。
此外，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下。企业就像一艘在大海中航行却没有精准导航的船只，难以实现精细化成本管控，差旅支出优化成为了企业亟待解决的难题。
同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额人力物力的浪费。这就好比在一个杂乱无章的仓库中寻找一件物品，费时费力却未必能找到。
合思量身定制的解决方案
面对该国民经典零食品牌的诸多难题，合思拿出了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，犹如一把精准的钥匙，为企业打开了差旅支出优化的大门。
在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购，并生成对账单。合思商城就像一个功能强大的购物广场，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正实现了便捷消费。而且，合思商城还具备同屏比价功能，员工可以轻松选择最具性价比的商品和服务，同时实现统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，大大提高了工作效率。
在财务核算、记账方面，合思拥有对账结算中心。线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的方式就像一位贴心的管家，根据不同的情况为企业提供最合适的服务，让财务工作更加高效、准确。
在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。合思档案就像一个智能的图书馆，能够实现多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。员工可以在需要时快速准确地找到所需档案，大大提高了工作效率。
显著成效见证方案实力
合思的解决方案就像一场及时雨，为该国民经典零食品牌带来了显著的成效，实现了差旅支出优化的目标。
在差旅费用方面，企业年度节约200万+差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升60%。这就好比一辆原本油耗高、速度慢的汽车，经过改造后变得节能高效，为企业节省了大量的成本。
在业财融合方面，合思的解决方案实现了业财有机连接，让业务和财务就像两个紧密配合的齿轮，共同推动企业的发展。企业实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这就好比为企业建立了一个坚固的堡垒，保障了企业财务数据的安全和准确。
在档案管理方面，合思实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。同时，简化装订流程，大幅降低成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。这就好比为企业的档案管理插上了一双翅膀，让企业能够更加轻松地应对各种挑战。
合思方案优势与转型展望
合思的解决方案犹如一颗璀璨的明星，为企业解决了财务痛点，实现了降本增效、业财融合和数字化转型。就像该国民经典零食品牌在应用方案后取得的显著成效一样，合思的方案能够帮助企业实现差旅支出优化，让企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，报销数字化转型已是必然趋势。在当前经济环境下，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，能推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
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