在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战。2023年，企业在商旅消费及费控方面的困境尤为突出。疫情退潮后，商旅交易量如同井喷般增长，但消费价格也明显上扬。企业在业务拓展的道路上，又必须兼顾成本控制，降本增效的压力前所未有。
从效率层面来看，差旅订票、发票以及单据处理问题成为企业的心头大患。发票的获取、核对和处理，更是管控过程中的最大痛点。而且，订单超标趋势愈发明显，传统的“事后控制”策略已难以应对，企业急需转向“事前或事中”的前置管控。在这样的背景下，文档数字化技术的应用显得尤为关键。
典型客户：高端制造企业的差旅痛点
在高端制造行业，有一家上市公司深受差旅管理难题的困扰。这家企业规模庞大，拥有3000 + 员工以及10 + 子公司。然而，庞大的规模也带来了一系列差旅管理上的问题。
对于员工而言，报销流程漫长且体验感极差。多系统操作让员工在报销时手忙脚乱，而且系统还不支持移动端，员工只能在固定的设备上进行操作。更糟糕的是，员工需要个人垫资，还要进行纸质借款申请，报销时效长达2个月。这不仅占用了员工的资金，还让员工在报销时耗费大量精力。
而财务部门也被低价值工作占据了大量时间。手工做账、手动验真查重以及超标核对等工作，不仅繁琐，还容易出错。老板更是无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析。这导致企业费用居高不下，管理决策缺乏数据基础，就像在黑暗中摸索前行。在这个过程中，文档数字化技术的缺失使得问题更加严重。
解决方案：数字化赋能差旅管理
面对这家高端制造企业的差旅痛点，基于文档数字化技术的解决方案应运而生。
员工层面，通过移动端申请，员工可以在合思商城进行消费。商城供应商覆盖面广，即使是下沉市场，员工也能轻松买到车票、酒店等。而且，在合思商城消费免垫资开票，彻底解决了员工长期出差借款、报销的难题。员工无需再为垫资和繁琐的报销流程烦恼，只需在移动端简单操作，就能完成差旅消费和报销，大大提高了员工的工作效率和体验感。
财务层面，月底只需进行1次对账，入账自动化操作就能完成。子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等一系列工作全部由系统完成。这使得财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，节省了大量时间和精力。文档数字化技术在财务流程中的应用，让财务工作变得更加高效、准确。
企业管理层面，提供多种差旅数据分析看板。这些看板基于文档数字化技术，能够对差旅数据进行深入分析，有助于企业洞察差旅行为。通过分析数据，企业可以优化差旅标准，节省成本。企业管理者可以根据数据分析结果，制定更加合理的差旅政策，提高企业的差旅管理水平。
实施成果：数据见证数字化力量
解决方案实施后，效果显著。
员工报销效率提升300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，极大地改善了员工的体验。员工不再需要为报销问题花费大量时间和精力，可以将更多的精力投入到工作中。
财务人力成本降低50%。财务人员从繁琐的低价值工作中解脱出来，工作负担大大减轻。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。
客户对此次合作给予了高度评价：“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’。”这充分证明了基于文档数字化技术的解决方案的有效性和可靠性。
未来展望：数字化引领企业前行
降本增效是企业经营永恒的命题。在当前经济环境下，企业要想在激烈的竞争中立于不败之地，就必须借助文档数字化技术，构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统。通过这些系统，企业可以优化内部流程，提高自动化作业占比，从而提高组织内各职能的活力和免疫力。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术。这些技术与文档数字化技术相结合，将增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。
在此，我们呼吁企业积极行动起来，选择适合自己的基于文档数字化技术的数字化解决方案。通过引入这些解决方案，企业可以提升费控及差旅管理水平，实现降本增效和可持续发展。如果您想体验文档数字化技术为企业费控及差旅管理带来的变革，不妨免费试用我们的解决方案。
