在当今数字化时代，企业的财务管理面临着诸多挑战，而电子会计档案管理成为提升财务效率、降低成本的关键环节。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其推出的电子会计档案管理平台——合思档案，正为众多企业带来全新的财务管理体验。今天，我们以合思的合作客户好想你健康食品股份有限公司为例，深入探讨合思电子会计档案解决方案的优势。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体以及2W + 零售网点，年凭证数达3.6W +。如此庞大的业务规模，使得财务档案管理成为一项艰巨的任务。
业务困局：传统档案管理的痛点凸显
在传统的财务归档模式下，好想你面临着诸多难题。财务人员在归档时，需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的单据数量众多，即使再小心谨慎，档案遗失的情况也难以避免。
纸质档案的存储和查找也存在极大的局限性。它们受限于时间和空间，查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。想象一下，当财务人员急需某份档案来处理紧急业务时，却不得不花费大量时间在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，这不仅影响了工作效率，还可能导致业务处理的延误。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要租赁专门的仓库来存放这些档案，还需要安排专人进行整理和保管，这无疑增加了企业的运营成本。智能文档搜索在这种传统的档案管理模式下几乎无法实现，大大降低了信息获取的效率。
破局之策：合思提供的智慧方案
针对好想你面临的这些问题，合思为其量身定制了电子会计档案解决方案。
– 数据同源：开启便捷利用新时代
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过智能文档搜索功能，一键联查相关数据，工作效率得到了有效提升。以往需要花费大量时间核对的单据、发票等信息，现在只需在系统中轻轻一点，就能快速获取，大大节省了时间和精力。
– 自动组装：审计效率大幅提升
在审计方面，合思档案实现了自动组装，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。审计人员可以通过智能文档搜索快速定位所需的档案信息，无需再像以往那样在大量的纸质档案中逐一查找，审计效率得到了显著提升。
– 实物管理：虚拟库房与二维码的完美结合
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。查阅者只需通过智能文档搜索查询电子档案，就能准确地定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了因实物档案管理不善而导致的遗失风险。
方案落地：精心实施的每一步
合思团队深知，一个好的解决方案需要精心的实施才能发挥出最大的效果。因此，在为好想你提供解决方案的过程中，合思团队采取了一系列严谨的步骤。
首先，合思团队与好想你财务部门进行了深入的沟通，详细了解了他们的需求和痛点。根据这些信息，合思团队为好想你制定了个性化的方案，确保方案能够满足好想你的实际需求。
接着，合思团队对好想你财务人员进行了系统的培训，使他们熟悉合思档案的操作。通过培训，财务人员能够熟练运用智能文档搜索等功能，更好地完成财务档案管理工作。
最后，合思团队逐步将好想你现有的纸质档案进行数字化处理，并录入合思档案系统。在这个过程中，合思团队采用了先进的技术和设备，确保档案数字化的准确性和高效性。
成效显著：实实在在的效益提升
经过一段时间的实施，合思电子会计档案解决方案在好想你取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大的提升。
总部接收管理耗时减少了80%。通过智能文档搜索，总部能够快速获取所需的档案信息，提高了管理决策的效率。
借阅管理耗时减少了67%。借阅者可以通过智能文档搜索快速查询和借阅档案，不再需要繁琐的手续和等待时间。
预计每年还能减少综合成本20万元。这不仅包括了纸质档案管理的空间和人力成本，还包括了因工作效率提升而带来的间接成本的降低。
客户心声：真实的认可与好评
好想你财务负责人表示，合思档案系统极大地提高了财务工作效率，降低了管理成本，让财务管理更加便捷和高效。智能文档搜索功能就像一个贴心的助手，能够快速准确地找到所需的档案信息，为财务工作带来了极大的便利。
员工们也反馈，使用合思档案后，报销再也不需要打印任何单据，告别了复杂的报销流程，无纸化为业务发展带来了便捷。他们可以通过智能文档搜索随时查询报销进度和相关信息，让报销不再费神。
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效的方法。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。智能文档搜索作为合思档案的核心功能之一，为企业的财务管理带来了前所未有的便利。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思。未来财务用合思，让有限更有效。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案系统，亲身感受智能文档搜索带来的高效财务管理体验。
