在数字化浪潮席卷的当下，企业档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着“数字化凭证时代”的全面来临。企业财务档案管理在这一时代背景下，亟待进行信息化的“恶补”。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都对企业的档案管理提出了新的、更高的要求，专业的“电子会计档案管理平台”成为了企业适应新时代财务档案管理要求的必然选择。
传统档案管理在纸电混合时代暴露出诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于纸张、打印耗材等，还需要占据大量的存储空间来存放档案。而且，档案数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗费时间的困境，手动匹配核对工作枯燥繁复，效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。此外，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储仍依赖线下载体，无法实现企业全面数字化。这充分体现了档案管理重要性，企业亟需一种高效、智能的档案管理解决方案。
合思档案：多元角色解决方案
合思档案针对不同角色的需求，提供了全面而有效的解决方案。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在当今复杂的商业环境中，企业的决策需要准确、及时的数据支持。合思档案通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它可以帮助企业降本增效，实现绿色低碳运营，使企业在激烈的市场竞争中占据优势。这也再次凸显了档案管理重要性，通过有效的档案管理，企业能够更好地实现战略目标。
归档员/财务人员在日常工作中，常常被繁琐的档案整理和管理工作所困扰。合思档案为他们提高了工作效率，告别了重复低价值的工作。它使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
外部审计工作往往需要大量的档案资料，传统的档案管理方式使得审计过程繁琐且效率低下。合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统。它能够实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了一站式的档案管理服务，充分体现了档案管理重要性。
核心功能：革新传统档案管理
合思档案拥有一系列强大的核心功能，相比传统档案管理方式具有显著的优势。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等多渠道采集会计资料，支持多种格式。即使是零散的会计资料，也可以手动采集和补录。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还支持自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一功能大大提高了档案采集的效率和准确性，体现了档案管理重要性，确保企业能够及时、全面地获取所需的档案信息。
智能制档功能利用规则引擎自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别核心会计凭证的自动关联匹配及组装。这减少了90%的人工匹配工作量，让财务人员从繁琐的手动操作中解脱出来。同时，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便查询和分析。通过智能制档，企业能够更好地管理和利用档案数据，提升档案管理的质量和效率。
档案管理功能方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。这些功能确保了档案的安全性和规范性，体现了档案管理重要性，让企业能够放心地管理和使用档案。
档案应用功能满足了企业多场景的查询需求。多维检索支持按凭证、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单与会计凭证的双向联查和相互追溯。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。这些功能让企业能够更加便捷地获取和利用档案信息，提高了企业的工作效率和决策水平。
应用案例：见证实际效果
合思档案在不同类型的企业中都有广泛的应用，并取得了显著的实际效果。
对于年单据量2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是其面临的主要问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。它简化了装订流程，降低了企业成本，提高了管理效率。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这充分证明了合思档案在处理大量单据时的强大能力，体现了档案管理重要性，帮助企业实现了高效的档案管理。
集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。它实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。通过合思档案，集团型企业能够更好地管理分散在各地的档案，提高档案管理的统一性和规范性。
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。它节省了总体成本，提高了档案匹配和查询效率。这让企业能够更好地整合各个系统的数据，实现数据的有效利用，体现了档案管理重要性。
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理和利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构。它简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。通过合思档案，该教育集团能够更好地管理和利用教育相关的档案信息，为教育教学和管理提供有力支持。
合思档案助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它能让企业享受数字化转型带来的降本增效，在多个实际案例中都显著降低了企业成本，提高了管理效率。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可以放心选择。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思档案。它将帮助您解决档案管理问题，实现数字化转型和降本增效。现在就点击官网www.hosecloud.com，或者拨打联系电话400 – 105 – 6505，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息，免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！让我们一起见证档案管理重要性在合思档案的助力下得到充分体现。
