合思档案：开启电子凭证数字化转型新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入快车道，宣告电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

然而，传统纸质档案管理却如同一位蹒跚的老者，面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准的智能文档搜索。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代化管理的要求。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一剂解决档案管理难题的良方。

合思档案：科技赋能的智慧之选

合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。经过多年的研发和创新，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。

合思档案的成长历程丰富而精彩。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，如同一颗希望的种子，在电子档案管理领域生根发芽。2020年，它全面面向市场，积极响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），迈出了走向成熟的重要一步。2023年，“易会档”升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，不断提升产品的性能和服务质量。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，为企业的电子档案管理提供了更加全面、高效的解决方案。

合思作为专精特新企业，实力雄厚。成立以来，已累计融资超15亿元人民币，这充分体现了市场对合思的认可和信任。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，汇聚了一批顶尖的技术人才，不断推动产品的创新和升级。同时，合思在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。

核心功能：打破传统束缚的利器

合思档案在功能蓝图方面表现卓越，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，具备电子会计档案全生命周期管理功能。这一功能体系涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。

在档案采集环节，合思档案具备开放式接口互联·自主采集能力，能够通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现大文件自动切割·数电票自动化解析。这使得企业能够快速、准确地采集各类档案信息，为后续的管理工作打下坚实的基础。

档案制档环节，合思档案实现了智能关联·自动组装，具备四性检测·业务检测·自定义版式文件等功能。通过智能关联，档案能够自动与相关的业务信息进行匹配，实现自动组装，大大提高了制档的效率。同时，四性检测和业务检测确保了档案的准确性和合规性，自定义版式文件则满足了企业个性化的需求。

在档案管理方面，合思档案做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，具备水印管理·档号符合国标要求等特点。精准的权限管控能够确保不同用户对档案的访问权限得到严格控制，保障档案的安全。灵活的档案目录扩展功能则方便企业根据自身的业务需求对档案进行分类管理。水印管理和符合国标要求的档号则进一步提高了档案的规范性和可追溯性。

档案利用环节，合思档案支持多维检索·一站式预览，可在线借阅·异构系统联查，实现实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索功能使得用户能够通过多种方式对档案进行智能文档搜索，快速找到所需的档案信息。一站式预览和在线借阅功能则提高了档案的利用效率，方便用户随时随地查阅档案。异构系统联查功能打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的共享和互通。实物混序归档和可视化盘点档案数据则为企业的实物档案管理提供了更加便捷、高效的方式。

合思档案的产品价值显著。它能够实现自动化归档，告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。例如，一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这充分证明了合思档案在降低企业成本方面的巨大潜力。

同时，合思档案打破了传统档案管理中数据不互通、查找困难等问题。高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务。

行业应用：见证实际效果的舞台

合思档案在不同行业都有着广泛的应用，为企业解决了诸多实际问题，取得了显著的效果。

在食品行业，好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，企业打破了数据壁垒，实现了数据同源，通过一键联查功能，大大提升了工作效率。自动组装功能便于审计，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，企业实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

餐饮行业的COMMUNE幻师，存在成本高、效率低、合规难等问题。上线合思电子会计档案管理系统后，企业实现了自动化归档和财务数据分析，减少了人力成本50%，提高了效率。通过深度分析档案数据，企业满足了内审需求。同时，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难以利用，保管、存储和管理利用环节存在诸多不便。使用合思档案后，企业统一存储了档案，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一了标准和管理。搭建了业务证据链，实现了业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅功能让企业能够快速获取所需的档案信息。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。

数字阅读行业的帆书，面临着档案装订工作量大、打印和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案为其提供了流程合规的解决方案，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，合思档案支持灵活的账户权限配置。通过使用合思档案，企业的仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。

合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。如果您想进一步了解合思档案，欢迎拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com。扫描二维码还可了解合思档案，获取更多案例。众多不同行业的企业已经通过合思档案实现了财务数智化转型和提升，您也可以加入他们的行列，开启高效财务管理之旅。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受它的强大功能和卓越价值！