在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，发票数字化趋势已成为企业财务管理领域的重要发展方向。越来越多的企业开始意识到，顺应这一趋势能够提升管理效率、降低成本、增强合规性。高新兴科技集团作为一家在行业内颇具影响力的企业，在这一趋势下积极寻求变革，与合思携手开启了财务档案管理的新篇章。
高新兴科技集团是一家实力雄厚的上市公司，作为智慧城市物联网产品与服务提供商，它始终聚焦技术创新应用。每年，该集团在研发上投入巨大，占营业收入的 10%以上，展现出对科技进步的执着追求。凭借深厚的技术积累，集团拥有核心知识产权超过 2000 项，为其在市场竞争中奠定了坚实基础。目前，集团员工数量达 3000 + 人，国内服务网点有 170 多个，拥有 5 个信息化系统，年银行回单数 10 万 +，发票数 15 万 +，电子凭证量 30 万 +。如此庞大的业务数据量，对集团的财务管理，尤其是档案管理提出了严峻挑战。
业务困局：传统档案管理的痛点凸显
在发票数字化趋势尚未充分渗透的时期，高新兴科技集团的报销、采购付款等业务流程主要依赖传统的纸质档案管理方式。每一张发票、每一份收付款凭据都需要经过打印、整理、装订及归档等繁琐步骤。这不仅占用了大量的库房空间，还增加了库房人员的管理成本。而且，借阅流程及实物借出程序极为繁琐，员工需要花费大量时间在寻找和办理借阅手续上，大大降低了工作效率。
电子源文件的保存问题也让集团颇为头疼。由于未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范只能依靠人工控制。这不仅存在合规性隐患，还缺少系统化的控制手段，容易出现人为失误。另外，公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大，耗费大量人力。不同的信息化系统之间相互独立，无法实现跨系统调阅，导致档案利用效率极低。在发票数字化趋势下，这些问题愈发凸显，成为制约集团财务管理效率提升的瓶颈。
合思妙策：定制化解决方案精准出击
面对高新兴科技集团的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，充分顺应了发票数字化趋势。
合思的解决方案具有低开发成本的显著优势。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。无论是 NCC、U9 这样的财务系统，还是 OA、CBS 等办公和资金管理系统，都能被合思的解决方案轻松连接。这就如同搭建了一座数据桥梁，让不同系统之间的数据能够自由流通，为后续的档案管理工作奠定了坚实基础。
自动制档功能是合思解决方案的一大亮点。它能够释放财务人员的精力，让他们从繁琐的手工制档工作中解脱出来。凭证数据可以自动匹配组装，系统会进行业务检测，保障证据链的完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这就像一个智能的档案管家，能够高效、准确地完成档案整理工作。
在发票数字化趋势的推动下，合思还实现了档案全场景数字化利用。它打破了传统档案管理中需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。无论是在办公室还是外出办公，都能随时随地获取所需的档案信息，大大提高了工作的便捷性和效率。
落地实施：步步为营打造高效管理体系
合思的解决方案在高新兴科技集团的实施过程严谨有序，充分体现了其强大的执行力。
首先，通过生成式接口自动采集档案数据。这一步骤就像是一场数据的大汇聚，将不同系统中的发票、凭证等数据进行整合。这些数据经过清洗和整理后，为后续的制档和利用做好了充分准备。在这个过程中，合思的技术团队密切关注数据的准确性和完整性，确保每一份数据都能被正确采集和处理。
接着，配置档案关联规则。这是实现凭证数据自动匹配组装和业务检测的关键步骤。合思的专业人员根据高新兴科技集团的业务特点和需求，精心配置了档案关联规则。通过这些规则，系统能够自动识别不同凭证之间的关联关系，保障证据链的完整性。这就像是给档案管理工作制定了一套精确的“导航地图”，让每一份档案都能找到自己的“归属”。
最后，搭建档案全场景数字化利用平台。这一步骤打破了系统壁垒，实现了多系统凭证相关数据及影像信息的一键查询。合思的技术团队经过精心设计和开发，打造了一个功能强大、操作便捷的数字化平台。在这个平台上，用户可以轻松地查询、借阅和管理档案，真正实现了档案管理的数字化和智能化。
显著成效：效率提升与成本节约双丰收
经过一段时间的实施和应用，合思的解决方案在高新兴科技集团取得了显著成效，充分验证了在发票数字化趋势下该方案的有效性。
在档案管理效率方面，归档效率提升了 90%。以前需要花费大量时间和人力完成的档案整理和归档工作，现在在合思解决方案的帮助下，能够快速、准确地完成。员工们再也不用为繁琐的档案管理工作而烦恼，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。
在成本节约方面，为企业年节约成本 30 万 +。这不仅包括库房管理成本的降低，还包括人力成本的节约。通过数字化管理，减少了纸质档案的使用和存储，降低了库房租赁和维护费用。同时，财务人员从繁琐的手工制档工作中解放出来，提高了工作效率，间接节约了人力成本。
客户认可：携手前行共迎数字化未来
高新兴科技集团对合思的解决方案给予了高度评价。通过合思档案，集团实现了会计档案无纸化管理，做到了应收尽收。自动化制档提高了工作效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。无纸化管理简化了业财流程，将业务时间归还业务，让企业的财务管理更加高效、合规。
在发票数字化趋势不断发展的今天，若您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨抓住机遇，顺应潮流。您可以拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解合思的财务数智化解决方案。现在，合思还为您提供免费试用的机会，让您亲身体验发票数字化趋势带来的高效与便捷，让有限资源发挥更有效的作用。
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