合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员都面临着不同程度的困境。企业高管需应对纸质档案管理成本高、数据难以有效分析利用的难题；财务人员则被繁琐的档案整理工作占据大量时间，工作枯燥且效率低下；业务人员也深受报销流程繁琐之苦。

与此同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高和存储空间需求大；高隐形成本则源于手工装册归档的重复性工作量大，以及查询调阅数据无法有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案易损坏。此外，企业在推行数字化过程中，归档和储存环节的纸质文件储存及数据存储线下载体问题，严重影响了企业全面数字化的进程。

合思档案：一站式综合解决方案

合思档案作为一款专业的电子档案共享平台，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案是管理与服务的完美融合。对于CEO和高管而言，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，助力决策数智化，实现降本增效；对于归档员和财务人员，可显著提高工作效率，实现数据同源和透明流转，轻松完成档案管理工作；对于外部审计，实现了档案外审在线化，支持一键查询借阅，无需重复沟通补充资料。

其单套制解决方案实现了业务及管理流程的电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规。档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现归档接口配置化。

核心功能亮点：智能高效，精准管控

合思档案作为电子档案共享平台，具备一系列强大的核心功能。
– 多源采集功能
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档功能
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理功能
  权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用功能
  多维检索满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁与线下实物管理等。

企业收益：降本增效，数据赋能

企业使用合思档案这一电子档案共享平台能获得显著收益。
首先，实现了显著的降本增效。企业可彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保证了管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。
其次，电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
再者，让数据“活起来”。从数据到决策，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值。
最后，实现资源重组，企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

多元场景应用：满足不同需求

• 数电票场景
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物备查场景
  合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景。

• 大数据场景
  合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，有动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能，支持元数据级检索、海量数据秒级查询，具备海量数据匹配引擎和映射引擎，有专利技术支撑。

• 共享调阅场景
  合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员有不同的查询和使用方式。

客户成功案例：实力见证价值

众多企业通过使用合思档案这一电子档案共享平台，成功解决了财务档案管理难题。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现，数据指标显示凭证总量、单据总量、数据加载和关联匹配时间、关联次数等情况良好。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统、纸质档案管理问题、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅等单套制管理方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，成本效益对比显示装订匹配耗时、利用耗时、打印成本、空间成本均大幅降低，预估节省总成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效的档案管理现状。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等单套制方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的电子档案共享平台，已经服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了众多客户的认可和好评。合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，能为企业提供优质的财务数智化产品和服务，帮助企业解决财务档案管理难题。

如果您也想解决企业财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，现在可免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，您还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。