合思档案：开启高效财务档案管理新时代

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务档案管理犹如一座无形的堡垒，其管理水平的高低直接影响着企业的运营效率和发展前景。然而，许多企业在这一领域面临着诸多痛点，犹如深陷泥沼，难以自拔。

企业高管们常常为纸质档案管理的高额成本和繁琐流程而烦恼。纸质档案不仅占用大量的存储空间，而且数据分散，缺乏有效的汇总和整理，使得档案的分析和利用变得异常困难。财务人员则被大量的档案数据处理工作压得喘不过气来，整理、匹配、核对等繁琐的操作不仅耗费大量时间，还极大地消耗了他们的工作热情。业务人员在出差、招待后的报销过程中，也面临着纸质票据留存和上交的繁琐流程，耗费了大量的时间和精力。

此外，纸质档案还存在着高显性成本和高隐形成本。显性成本包括纸质凭证输出的耗材成本和档案室、档案柜等存储空间的需求；隐形成本则包括手工装册归档的重复性工作量、查询调阅条件的粗糙以及数据的无效利用。同时，纸质档案还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力导致的档案损坏等问题。

面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、专业的财务档案管理解决方案。

合思档案解决方案：多元方案满足多样需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的财务档案管理需求。

它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。就像一个智能的管家，能够自动将各种档案数据进行精准匹配，确保每一份档案都能被妥善管理。同时，合思档案支持便捷调阅，无需打印，打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。它还预置了规则引擎，能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，同时实现档案链的自由穿透。

在合规性方面，合思档案采用了“四性检测”+“业务检测”的双模检测方式，确保归档即合规，为企业的财务档案管理提供了坚实的保障。

核心功能亮点：智能高效赋能财务管理

• 多源采集：灵活采集数据无死角
  合思档案在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成，同时预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。

对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，它可以对单张PDF大文件进行处理，对多张回单/发票进行自动切割，还支持自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这种灵活的采集方式，确保了企业的各种财务档案数据都能被准确、高效地收集。

• 智能制档：关联匹配轻松搞定
  智能制档是合思档案的一大亮点。它支持会计档案关联规则的可视化配置，能够自动将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证进行关联匹配及组装。通过这种方式，它将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。

此外，合思档案还提供了关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，同时关联任务执行进度可视化，让用户能够实时掌握制档进度。

• 档案管理：精准管控灵活扩展
  在档案管理方面，合思档案具有精准的权限管理功能。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，同时水印权限管理范围也可以自定义。这种精准的权限管理，确保了企业财务档案的安全性和保密性。

合思档案的档案目录也非常灵活，支持自定义档案目录分类，支持档案字段的自定义维护、新增创建、表单主键设置等。它还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供服务。此外，系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用：多维检索便捷应用
  合思档案的档案应用功能丰富多样。它提供了多维检索功能，能够满足多场景查询需求。用户可以按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。

同时，合思档案支持一站式预览，穿透联查。它智能搭建了凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控以及线下实物管理等。

使用收益：降本增效挖掘数据价值

使用合思档案能给企业带来显著的收益。首先，它能够实现显著的降本增效。通过彻底告别传统手工归档，档案不打印，企业可以节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，确保管理合规性。在当前经济环境下，这无疑是企业“收紧钱袋子”的有效方式。

其次，合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的财务数据能够在各个系统之间流畅流转，实现了数据的共享和协同。

再者，合思档案让数据“活起来”。它从数据到决策，真正利用了档案数据，实现了数据价值。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，为决策提供有力的支持。

最后，合思档案实现了资源重组，提升了企业的效益。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。

典型场景：多领域助力企业发展

• CEO/高管：数智决策降本增效
  对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 归档员/财务：高效管理轻松工作
  归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 外部审计：在线审计便捷高效
  在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率。

• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。

客户成功案例：实际应用效果显著

某企业年单据量达2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标也有显著提升，如数据加载30s，关联匹配15min等。

某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。使用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案帮助其统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的财务档案管理解决方案。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思档案拥有众多成功案例，已经帮助众多企业解决了财务档案管理难题，实现了降本增效和数字化转型，值得信赖。

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