合思档案：解锁企业财务档案管理新密码

在数字化浪潮奔涌向前的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标，犹如一声号角，让企业财务档案管理直接站在了新挑战的风口浪尖。数电票需要经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。这一系列的要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。档案管理重要性在此时愈发凸显。

在纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理方面都有着各自的痛点。企业高管面对的是纸质档案管理成本巨大且储存占地的问题，档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被庞大的档案数据量所困扰，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐，苦不堪言。

企业在纸质档案管理上，存在着诸多成本和风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大。隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化过程中，通过 OA 系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存问题，数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的进程。档案管理重要性不言而喻，而合思档案产品的诞生，正是为了解决这些难题。

一站式解决方案 满足多元场景需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业只需在线上管理一套电子数据，就能保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案赋予了企业更大的自主性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案则为企业的财务合规保驾护航。通过可视化的规则引擎，它提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它还创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。档案管理重要性在这些解决方案中得到了充分体现。

核心功能卓越 引领档案管理革新

合思档案的核心功能强大，相较于传统方式具有显著优势。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集和自主补录。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%的人工匹配工作量。它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。档案管理重要性通过这些核心功能得到了进一步强化。

多元应用场景 见证显著管理成效

合思档案在不同类型企业中都有着广泛的应用场景，并取得了显著的成效。

在年单据量 2.6 亿的企业中，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的解决方案是多系统采集数据，让业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。档案管理重要性在这类企业的应用中得到了有力验证。

对于共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。单套制管理方案包括安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

在多系统数据互联的企业中，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。单套制管理方案有数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

在中国最大的 K12 民办教育集团之一这类企业中，存在采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，受环境因素影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，操作耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还状态更新不及时等问题。单套制管理方案包括数据集成方案，梳理业务档案归档场景，统一数据标准，运用动态 API 接口延展档案管理范围；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射搭建业务证据链，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。档案管理重要性在这些应用场景中得到了充分彰显。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，解决现有痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话是 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com ，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。合思拥有广泛的合作伙伴，已服务众多企业客户，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，有丰富的经验和成功案例，值得企业信赖。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能为企业提供优质的服务和持续的支持。

如果您的企业也想体验高效、智能的财务档案管理，不妨现在就免费试用合思档案产品，开启企业档案管理的新篇章。