文档数字化技术助力企业费控及差旅管理降本增效

自 2022 年底疫情退潮后，企业的商旅业务迎来了新的变化。2023 年 1 – 7 月份，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。然而，在订单量井喷的背后，机票、交通工具租赁、酒店住宿价格等均明显上涨，且交易总量仍未达到疫情前 2019 年的峰值水平。商务消费价格和成本上升的同时，企业在业务拓展和成本控制之间纠结，面临着前所未有的降本增效压力。不过，绝大多数企业并未“躺平”，而是积极寻找降本增效的工具和方法，成本控制方式也更加精细，其中文档数字化技术成为企业的必然选择。

市场形势：差旅消费增长背后的价格密码

文档数字化技术在费控及差旅市场有着重要的应用背景，让我们先来看看当前市场的形势。2023 年 1 – 7 月，差旅消费呈现出强劲的增长态势。从总体金额来看，同比增加 220.11%、环比（22 年 6 月 1 日 – 22 年 12 月 31 日）上涨 95.49%；从交易单量上看，同比增加 160.40%、环比上涨 61.36%。而且，消费金额的涨幅明显高于消费单量的涨幅，这反映出单次消费金额显著增加。
从行业视角来看，各行业消费金额同比增速居高不下。其中，制造业同比增速最为明显，消费金额同比增长 397.22%，耐用品、金融、服务行业增幅也均在 270%以上。在业务方面，飞机、酒店、火车、用车、用餐等业务 2023 年 1 – 7 月消费金额同比增速均在 160%以上，机票、火车增速均在 260%以上，可见长途商旅增长更为突出。按区域视角，2023 年 1 – 7 月消费金额同比增长较高，13 个省、自治区、直辖市的同比增速均在 200%以上，环比增长普遍超过 90%；消费总额上，长三角、珠三角、京津地区更高。

企业痛点：成本效率管控难的困局

文档数字化技术的出现，是为了解决企业在费控及差旅方面面临的诸多痛点。2022 年 1 月到 2023 年 7 月，企业人均商务消费金额受疫情不同阶段影响，浮动较大。自 2023 年初疫情退潮后，企业人均商务消费金额快速升高，且持续稳定在高位，2023 年前 7 个月环比上涨 50%以上。
近期对全国不同规模企业的调研发现，在费用管控场景中，企业痛点最大的是效率问题。其中，「发票、单据太多，人工处理太耗时」反馈占比最高，达 32.49%；「缺少自动控制系统，人工校验效率低」反馈占比 22.02%，两者合计达 54.51%。
除了效率问题，在控制、分析、决策等综合管控层面，企业的痛点也十分突出。有 24.91%的企业反馈「事前管控不足，以事后报销控制为主」，19.86%的企业反馈「哪些该花哪些不该花，不好判断」。从各业务场景的订单超标数据看，2023 年 1 – 7 月随着订单量的暴增，超标的机票、酒店订单同比均有大幅增长，增幅分别达到 265.72%和 212.41%，环比增幅则达到 128.46%和 108.24%，这折射出企业在超标管控层面压力极大，尤其在机票和酒店订单方面。

合思策略：数字化智能化破局之道

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，积极运用文档数字化技术，为解决企业痛点提供整体策略。合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策强驱动的长期趋势，企业经营高效、可持续发展的出路在于通过文档数字化技术来优化内部流程、提高自动化和智能化作业占比，并通过数据挖掘提供赋能，构建适合企业自身的线上聚合消费平台、费控系统、电子档案系统、智能数据分析平台等。随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。企业通过数字化建设，比如单据免打印、电子发票替代纸质发票、线下支付转线上支付、记账凭证自动生成、档案电子化存储等行为，可实现降本增效和低碳发展。

核心模块：精准管控数据分析利器

合思的解决方案有着强大的核心模块，充分运用了文档数字化技术。2023 年 7 月，合思平台数据统计发现，有 42.75%的企业对商务消费事前申请单进行了预算管控，26.63%的企业，机票、酒店、火车商务消费在合思平台下单时进行了预算实占，另有 34.63%的企业在报销环节实施了预算控制或实占。
2023 年 1 – 7 月在合思平台进行差旅消费订购（包括机票、酒店、火车、用餐、用车等）的企业中，98.24%的企业开启了消费标准自动控制功能，表明绝大多数企业对差旅消费标准都有较为严格的要求，并在积极通过系统实现自动化管控。
2023 年 1 – 7 月，合思 BI 中分析主题平均日活跃用户数最高的 TOP5 依次为——「费用分析」、「差旅分析」、「流程效率分析」、「无需报销等级评分」、「管理对标分析」，由此可见企业对核心费用、差旅支出数据最为关注，同时结合多维度分析，还可进一步挖掘影响企业降本增效的深层影响因素。合思通过工作流的可视化计算规则配置，自由定义企业不同差旅场景下补贴计算规则；通过工作流的可视化活动编排，自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。

竞争优势：连接创新无需报销之能

合思的解决方案在市场上具有显著的竞争优势，文档数字化技术贯穿其中。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思商城覆盖国内 2000 + 县市区，170 万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连，为员工提供更丰富的资源选择，着重解决旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的问题。合思商城接入国内 40 + 航司，多个供应商同屏比价，为员工推荐同时时间段内更低价的方案，为企业节省出差成本。合思商城 + TMC 商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单，营造开放共赢的企业文化。

成功案例：实际效果见证实力

众多成功案例见证了合思解决方案运用文档数字化技术的实际效果。某 L4 级无需报销上市公司使用合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品，实现了员工移动端申请，合思商城消费免垫资开票；财务月底 1 次对账，入账自动化操作；管理洞察 & 数据监测，差旅分析助力标准化。员工报销效率提升 300%，财务人力成本降低 50%。
某连锁经营上市公司接入合思商城后，与原 TMC 实现 1 + 1>2 的资源互补智慧差旅模式。员工满意度达到 100%，财务部投诉率降低 80%。某企业使用合思商城“合力省”政策，酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%。某企业通过合思自动化流程引擎编排、配置员工差旅补贴自动计算、送审的流程，员工报销满意度提升 78%，差旅补贴手工报销减少 92%，会计审核时间节省 71%。

服务体系：专业服务全程护航

合思秉承以客户为中心的服务理念，借助文档数字化技术构建了完善的服务体系。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思提供免费在线体验，关注合思可获取更多信息，客服电话为 400 – 999 – 8293，官网为 www.hosecloud.com。合思与未来财务人研究院联合发布报告，基于近万家来自不同行业、性质、规模的企业调研以及合思平台数据，为企业揭示更真实的答案。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，从消费到入账再到归档，实现一站式服务。

降本增效是企业经营永恒的命题，合思的数字化解决方案运用文档数字化技术，能帮助企业在复杂多变的内外部环境下，激活企业内各资源要素效力、降本增效并持续创造商业价值。智能型技术驱动的数字化服务会让企业变得更加敏捷、强健，合思借助新兴技术为企业提供更高效的聚合消费和费用管控服务。合思的解决方案符合低碳发展趋势，企业通过数字化建设可实现减碳目标，提升企业的社会责任感和可持续发展能力。合思以客户为中心，通过完善的服务体系和丰富的成功案例，为企业提供可靠的费控及差旅解决方案，助力企业实现降本增效和合规经营。如果您想体验合思解决方案带来的便利和价值，不妨点击免费试用，开启企业费控及差旅管理的新篇章。