合思电子档案共享平台：开启企业财务档案管理数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业的财务档案管理信息化建设迫在眉睫。纸电混合时代，企业各层级人员都在财务档案管理中遭遇诸多难题。

企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的困境。不仅存储占地空间大，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑影响了企业的决策效率。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时耗力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量的时间。

此外，企业还存在高显性成本和高隐形成本的问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室、档案柜等存储空间需求大，造成了企业资源的浪费。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用，导致内部协作滞后。

面对这些痛点，合思推出了电子档案共享平台，为企业提供了全面的解决方案。

合思妙方解档案难题

合思电子档案共享平台提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思电子档案共享平台可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型奠定坚实基础。同时，借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，平台提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。轻松完成档案管理工作，提高了档案的利用效率。

对于外部审计人员，合思电子档案共享平台实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

功能魔方打造高效平台

合思电子档案共享平台的功能模块丰富多样，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

平台支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

平台具备智能制档功能，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。

在档案管理方面，平台支持权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持档案目录灵活扩展，自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

核心亮点闪耀档案舞台

合思电子档案共享平台具有众多核心亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

平台实现了应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

价值灯塔照亮企业前行

合思电子档案共享平台为企业带来了显著的价值。它实现了显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，为企业节约了纸张成本和整理成本。

该平台成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。

平台让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的利用，挖掘出数据的价值。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效，实现企业效益最大化。

典型场景彰显平台实力

在不同的使用场景中，合思电子档案共享平台都展现出了强大的实力。

财务人员可以进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询，满足其对档案数据精细化管控的需求。

业务人员能够进行授权检索、授权借阅，方便其在业务活动中获取所需档案信息。

审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现审计工作的在线化、可溯源。

管理人员通过统计报表、图表展示等功能，对档案数据进行分析，为企业决策提供支持。

成功案例见证平台卓越

众多企业通过使用合思电子档案共享平台，取得了显著的成效。

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思电子档案共享平台为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低等。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思电子档案共享平台的单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思电子档案共享平台的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状。合思电子档案共享平台的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位凸显差异优势

合思电子档案共享平台是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思电子档案共享平台拥有多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

平台自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票时代的管理要求。

合思电子档案共享平台在解决企业财务档案管理问题、推动企业数字化转型等方面具有重要价值。它助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值。让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用，是企业数字化建设的必然选择。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入推进，合思电子档案共享平台将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务。它将不断拓展功能和应用场景，满足企业日益多样化的需求，帮助企业在数字化浪潮中取得更大的竞争优势。

如果您的企业也想开启财务档案管理的数字化新时代，不妨立即联系合思，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com。还可以扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，关注合思，获取更多产品信息和服务。现在，您可以免费试用合思电子档案共享平台，亲身体验它的强大功能和卓越价值。