合思档案：数电票时代企业财务档案管理的得力助手

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度扩张。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临着全新的挑战。在收票政策上，多部文件认可了电子会计档案和电子凭证的法律效力，明确电子发票接收合法合规；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。然而，因数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电票管理系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。比如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理上痛点重重。企业高管面临纸质档案管理成本高、储存占地且档案数据难以分析利用的难题；财务人员需耗费大量时间手动整理档案数据，工作枯燥且效率低下；业务人员报销纸质票据流程繁琐。同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。因此，企业急需一套专业的电票管理系统来解决这些痛点。

合思档案：一站式解决方案满足多元需求

• 为企业决策层赋能
  对于CEO/高管而言，合思档案这一电票管理系统能有效沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化，进而实现降本增效和绿色低碳运营。有了合思档案，企业决策层能够更精准地把握企业财务状况，做出科学合理的决策。

• 解放财务人员双手
  对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。该系统使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。财务人员无需再为繁琐的手工整理档案数据而烦恼，能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

• 简化外部审计流程
  对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大简化了审计流程，提高了审计效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是何种业务场景，合思档案都能提供针对性的解决方案，满足企业多样化的财务档案管理需求。

合思档案功能详解：打造高效财务档案管理体系

• 多源采集：灵活多样获取数据
  在多源采集方面，合思档案这一电票管理系统基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它也支持手动采集，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的数据采集方式，确保了企业能够全面、准确地获取所需的财务档案数据。

• 智能制档：自动化组装提升效率
  智能制档功能通过规则引擎自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，可减少90%人工匹配工作量。此外，它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。通过字段映射，让档案查询更便捷，完成多档案类型的业务字段映射。智能制档大大提高了财务档案管理的效率和准确性，让企业能够快速、高效地完成档案的整理和归档工作。

• 档案管理：精细权限保障安全
  档案管理具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。精细的权限管理确保了财务档案数据的安全性和保密性，防止数据泄露和滥用。

• 档案应用：多维检索便捷查询
  档案应用实现多维检索，支持按多种维度自定义查询、全文检索和批量检索。它提供一站式预览，穿透联查多种类型凭证票据。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理。多维检索功能让企业能够快速、准确地找到所需的财务档案数据，提高了数据的利用效率。

合思档案核心亮点：凸显卓越管理优势

• 大数据处理：海量数据高效管理
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在当今数据爆炸的时代，合思档案能够轻松应对海量的财务档案数据，确保企业能够高效地管理和利用这些数据。

• 合规性检测：双模式保障数据安全
  采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。严格的合规性检测确保了企业财务档案数据的质量和安全性，符合国家相关法规和政策的要求。

• 实物管理：线上线下高度关联
  实物备查功能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理。合思档案不仅能够管理电子财务档案数据，还能够实现对实物档案的有效管理，确保线上线下数据的一致性和准确性。

合思档案价值体现：助力企业全面发展

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能显著降本增效，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。在当前经济环境下，企业需要通过降低成本、提高效率来提升竞争力，合思档案正好满足了企业的这一需求。

• 业财融合：拉通全链路流程
  电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现业财融合。通过将业务流程和财务流程紧密结合，企业能够更好地实现资源的优化配置和协同运作，提高企业的整体运营效率。

• 数据利用：挖掘数据价值
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。通过对财务档案数据的深入分析和挖掘，企业能够发现潜在的业务机会和风险，为企业的战略决策提供有力的支持。

• 资源重组：实现效益最大化
  合思档案实现企业资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。通过对企业内部资源的整合和优化，企业能够提高资源的利用效率，降低运营成本，提升企业的核心竞争力。

合思档案典型场景：满足不同企业需求

• 海量单据企业：高效管理档案
  对于年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，合思档案这一电票管理系统可多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。合思档案能够帮助这类企业提高档案管理效率，降低管理成本。

• 集团型企业：统一管理标准
  集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题，合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测，推进档案无纸化。通过统一管理标准和流程，集团型企业能够提高档案管理的规范性和一致性。

• 多系统互联企业：整合数据资源
  多系统数据互联的企业，有低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案可广泛连接、统一标准，业务检测方案可核查档案关系链条，跨系统调阅方案可实现业务链条档案数据的跨系统调阅。合思档案能够帮助这类企业整合数据资源，提高数据的利用效率。

• 教育集团企业：智能化档案管理
  中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理和利用等方面的低效档案管理问题，合思档案的数据集成方案可应收尽收数据，智能化制档方案可实现智能化自动组装，电子原文件独立管理可完成电子票据合规存档。合思档案能够帮助教育集团企业实现智能化档案管理，提高管理效率和服务质量。

合思档案成功案例：见证实际应用成效

• 海亮教育：数字化转型显成效
  海亮教育完成数字化拼图后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。合思档案帮助海亮教育实现了数字化转型，提高了运营效率和服务质量。

• 徐福记：提升管理效率
  徐福记多地连锁门店、70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。合思档案帮助徐福记解决了档案管理难题，提高了企业的整体管理水平。

• 中交水规院：支撑无纸化政策
  中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予肯定。合思档案为中交水规院的无纸化办公提供了有力支持，降低了企业的运营成本。

• 金牌橱柜：便捷查阅业务全貌
  金牌橱柜与合思档案合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。合思档案帮助金牌橱柜实现了档案数据的可视化和便捷查询，提高了企业的工作效率。

合思档案市场定位：领先地位独具优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户。它拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，通过多项安全认证和试点验收，如SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思档案作为一款专业的电票管理系统，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度应用会计档案价值。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在其中发挥重要作用。

合思在全国多地设有服务地点，提供400 – 105 – 6505的咨询电话，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，方便企业联系和了解。如果您想体验合思档案带来的高效财务档案管理解决方案，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案，现在就可以免费试用，提升企业财务档案管理水平，实现降本增效和可持续发展。