会计档案归档软件：合思档案引领财务档案管理新变革

在企业的财务管理中，财务档案管理犹如一座无形的大山，压得企业和财务人员喘不过气来。企业高管们常常为纸质档案管理成本高、储存占地且档案数据难以分析利用而烦恼。那巨额的纸质档案管理成本，如同无底洞一般吞噬着企业的资金，而那占据大量空间的档案室，又仿佛是企业资源的浪费之地。档案数据缺乏有效的汇总整理，就像一盘散沙，难以从中挖掘出有价值的信息。

财务人员则深陷档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的困境。面对堆积如山的档案数据，他们需要手动逐一匹配、核对确认，那枯燥乏味的工作，消磨着他们的工作热情。业务人员在报销时也饱受流程繁琐之苦，出差、招待后的纸质票据需要留存再上交，这一过程耗费了他们大量的时间和精力。

此外，纸质档案还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，都让企业的财务档案管理面临着巨大的挑战。

在这样的背景下，合思档案作为一款优秀的会计档案归档软件，应运而生，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。

合思档案解决方案全景探秘

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，如同一个多功能的工具箱，能够满足企业不同的需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其单套制解决方案更是独具优势，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

大数据解决方案也是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

数电票解决方案为企业提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。

合思档案核心功能亮点解析

• 多源采集：灵活获取数据的魔法钥匙
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效整合数据的智慧大脑
  智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细管控档案的得力助手
  档案管理功能具备权限管理，能够精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：满足多元需求的贴心伙伴
  档案应用功能实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

合思档案为用户带来的丰厚收益

• 降本增效：企业省钱增效的利器
  合思档案能够显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提高检索效率。它可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，还能实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，让企业更有效地“收紧钱袋子”。

• 数据活化：全链路数据价值的挖掘者
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。真正利用档案数据，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

• 合规保障：企业财务合规的守护者
  合思档案满足合规管理要求，应收尽收，“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，符合国家政策要求，保障企业财务档案管理合规。

• 效率提升：员工工作减负的助推器
  对于归档员/财务人员来说，使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。对于外部审计人员，可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案典型场景应用展示

• 数电票管理场景：适应数字化时代的先锋
  在数电票管理场景中，企业面临数电票快速扩张，收票和开票政策不断变化，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等特殊管理要求。合思档案的数电票解决方案支持多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，帮助企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。

• 纸电混合管理场景：打破管理困境的能手
  在纸电混合管理场景中，企业存在纸质档案和电子档案混合管理的难题。合思档案可实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，融合“混序归档”、“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

• 集团型企业档案管理场景：实现标准化的专家
  在集团型企业档案管理场景中，企业面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储，业务完整性检测，推进单套制落地，帮助企业实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

• 多系统数据互联场景：整合数据资源的强者
  在多系统数据互联场景中，企业存在会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一；业务检测方案能精细化至元数据层级进行关联规则配置；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，帮助企业统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理。

合思档案客户成功案例分享

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案这款会计档案归档软件后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业在多系统数据互联场景中，面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。使用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用环节都存在问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案作为一款优秀的会计档案归档软件，为企业提供了全面、高效、合规的财务档案管理解决方案，能帮助企业解决各种档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。您也可以像他们一样，借助合思档案实现财务档案管理的转型升级。现在就行动起来，拨打我们的联系电话或访问我们的网站，与我们取得联系，还能免费试用合思档案，让它为您的企业创造更大的价值。