在当今发票数字化趋势的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新的困境。因数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同层面的人员都面临着各自的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题；财务人员每天要处理大量档案数据，整理工作耗时又枯燥；业务人员则被报销纸质票据的繁琐流程所困扰。即便企业在推行数字化过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件储存问题依然存在。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。传统的纸质档案管理更是存在诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。
合思档案就在这样的背景下应运而生，它的出现无疑是企业财务档案管理的一场及时雨。
合思档案产品概述：财务数智化的得力助手
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思档案作为其推出的领先的单套制电子会计档案管理平台，承载着助力企业财务档案管理升级的重任。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。它就像一位全能的管家，能为企业解决内外交困的档案管理问题。通过使用合思档案，企业可以实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升以及100%的管理合规性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加高效有序。
合思档案核心功能：智能高效的管理利器
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智能采集：多渠道数据汇聚的桥梁
在发票数字化趋势下，数据的采集至关重要。合思档案的智能采集功能十分强大，外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部则通过EAI插件、API接口等方式采集。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，还提供手动采集和自主补录功能。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板可实现结构化数据批量导入。这使得企业能够轻松收集各种来源的会计资料，为后续的档案管理打下坚实基础。 -
智能制档：自动关联与合规检测的能手
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还可通过“元数据”级别的业务字段进行字段映射，让查询更加便捷。此外，合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，能够保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保企业档案管理的合规性。 -
档案管理：精细权限与灵活分类的保障
合思档案的档案管理功能细致入微。权限管理方面，它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，确保数据的安全性和保密性。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，满足企业多样化的档案管理需求。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，还支持根据企业制度自主排列、扩展，让档案管理更加规范有序。 -
档案应用：多维检索与一站式预览的便捷体验
在档案应用方面，合思档案提供多维检索功能，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，方便企业快速找到所需档案。一站式预览功能实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让企业能够全面了解业务信息。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，为企业提供了全方位的档案应用服务。
合思档案优势对比：传统管理方式的革新者
与传统档案管理方式相比，合思档案在发票数字化趋势下展现出了独特的优势。
传统档案管理方式在数据处理上难以应对海量电子数据的存储与应用。而合思档案的大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询，大大提高了数据处理效率。
传统档案管理存在手工装册归档重复性工作量大的问题，而合思档案具备强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现100%自动归档，可自动组装、归档，让档案管理更加高效。
在合规性管理方面，传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段等问题。合思档案符合国家政策要求，其电子会计档案合规性管理满足国家相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求，如《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，为企业提供了合规保障。
在发票数字化趋势下，传统档案管理难以适应数电票管理要求的特殊性。合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。
合思档案应用案例：真实场景下的成功典范
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案例一：某年单据量2.6亿企业的管理革新
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。简化了装订流程，最终实现业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，流程精简，降本增效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次。 -
案例二：某集团型企业的标准化之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。最终实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。 -
案例三：某企业的成本节约与效率提升
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案翻阅效率低等问题。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
案例四：某教育集团的高效管理变革
某中国最大的K12民办教育集团之一，面临采集、存储、整理和利用等环节的低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案的价值展望：引领企业数字化转型未来
合思档案在发票数字化趋势下，具有重要的价值和意义。它能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。未来，合思将不断优化和完善合思档案，为更多企业提供更优质的服务。随着数电票的全面覆盖和企业数字化进程的加快，合思档案将凭借其强大的功能和优势，在市场中占据更有利的地位，帮助更多企业实现业财融合，提升管理效率和竞争力。
