在数字化浪潮席卷的当下，财务资料保管正面临着前所未有的变革。2025年数电票将完成全覆盖，这一趋势如同汹涌的潮水，让企业财务档案管理直面新的挑战。数电票必须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务资料保管要求。
在纸电混合的时代，企业在财务资料保管方面存在诸多难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地且数据难以分析利用的问题。财务人员则要处理大量档案数据，整理工作耗费时间，手动匹配核对枯燥繁复。业务人员报销纸质票据流程繁琐。同时，高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高和档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本是手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案应运而生，它的出现无疑为企业的财务资料保管带来了及时且重要的解决方案。
合思档案：科技赋能财务资料保管
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。多年来，合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，有效解决企业在财务资料保管方面内外交困的问题。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这强大的实力背景，为合思档案在财务资料保管领域的发展奠定了坚实的基础。
核心功能：构筑财务资料保管坚固防线
合思档案拥有一系列领先的功能，为企业的财务资料保管提供了强大的支持。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案。其中，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。这意味着企业在进行财务资料保管时，无论数据量有多大，都能快速准确地找到所需信息。档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案，确保企业的财务资料能够应收尽收。
电子会计档案全生命周期管理涵盖了多个环节。智能采集通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的EAI插件、API接口等进行多源采集，确保财务资料的来源广泛且准确。预归档服务有自动归档、业务检测等功能，能够提前对财务资料进行整理和检测，保证资料的完整性和合规性。基础管理涉及档号管理、账套管理等，为财务资料保管提供了基础的规范和秩序。档案服务包括身份调查、全文检索等，方便企业对财务资料进行查询和使用。
在智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。这大大提高了财务资料保管的效率，降低了人工成本。字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷。档案管理具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，确保财务资料的安全性。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护，满足企业多样化的财务资料保管需求。
优势凸显：对比传统彰显财务资料保管新高度
与传统档案管理方式相比，合思档案在财务资料保管方面具有显著的优势。首先，它能为企业节约成本。可以70%节约纸张成本，75%节约整理成本，还能提升检索效率90%，确保100%管理合规性。这意味着企业在使用合思档案进行财务资料保管时，不仅能够降低成本，还能提高工作效率和管理的合规性。
其次，合思档案打破了物理空间限制，可在线自由调阅档案。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。而传统纸质档案管理受空间和物理形态限制，查询困难。在当今数字化时代，这种在线自由调阅的功能为企业的财务资料保管提供了极大的便利。
再者，合思档案采用“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。而传统方式难以做到如此全面和精准的检测。这保证了企业财务资料的质量和合规性，降低了企业的合规风险。此外，合思档案广泛连接各类异构业财系统，实现自动归档，最大程度减少人工介入。而传统档案管理依赖大量人工操作，效率低且易出错。
应用案例：见证合思档案财务资料保管卓越成效
众多企业已经见证了合思档案在财务资料保管方面的卓越成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化。它简化了装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务和财务数据可穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员增效。
世界上最大的重型装备制造商之一面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一有采集、存储、整理和利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
未来展望：合思档案引领财务资料保管新趋势
合思档案不仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续满足企业需求，不断迭代升级。
凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的应用案例，合思档案在市场上具有强大的竞争力。未来，它有望为更多企业提供优质的财务数智化服务，推动行业的发展和进步。如果您想体验合思档案在财务资料保管方面的卓越功能，不妨点击免费试用，开启财务资料保管的新时代。
