在企业的发展进程中，财务数字化转型已成为提升管理效率、降低成本的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化方面也曾面临诸多难题。合思凭借其专业的解决方案，助力动力源成功解决了这些问题，下面就让我们详细了解一下。
动力源的报销困境：旧系统下的艰难前行
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了出差差旅费报销系统、采购管理系统等多个系统。但事与愿违，整体流程依然复杂繁琐，系统之间的壁垒高耸，实际效果与预期相差甚远。
多系统操作体验差，员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，就像在迷宫中寻找出路一样，浪费了大量时间和精力。而报销数据需要财务人员手工录入，发票验真等手工操作也难以避免假票等情况的出现。这些基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握企业的财务数据，这对企业的决策和管理造成了很大的阻碍。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员需要高频深入乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也不同，这进一步增加了报销管理的难度。
合思妙方：为动力源定制专属报销方案
合思深入了解动力源的需求后，为其量身定制了一套全面的解决方案。
首先，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思出差差旅费报销系统进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思出差差旅费报销系统同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，数据在不同系统之间能够顺畅流通，为企业的财务管理提供了更准确、及时的数据支持。
合思推出的无需报销模式，为动力源的员工带来了极大的便利。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大提高了报销效率，减少了人为错误。
合思出差差旅费报销系统具有强大的系统连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
方案落地：分阶段推进报销系统变革
合思的解决方案实施过程有条不紊。
第一步是进行系统集成。合思团队将动力源已有的系统与合思出差差旅费报销系统进行深度对接，实现了人员信息、订单数据等的同步。这一过程就像搭建桥梁一样，让不同系统之间的数据能够自由流动，为后续的报销管理变革奠定了坚实的基础。
第二步是逐步推广无需报销模式。合思通过培训、宣传等方式，引导员工使用新的消费和报销方式。在这个过程中，合思确保员工能够充分理解和适应新的模式，同时保证消费的合规性。随着员工对新模式的逐渐熟悉和接受，报销流程变得更加顺畅。
第三步是不断优化系统连接。合思利用开放接口和自定义流程引擎技术，持续加强与第三方系统的对接。通过不断优化，提升了数据流转和业务处理的效率，让企业的财务管理更加智能化、高效化。
成果闪耀：报销效率与成本控制双丰收
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的4周大幅缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款，提高了员工的满意度和工作积极性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和审批工作中解放出来，可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费可以在多渠道进行同屏比对，全场景无需垫资，为员工提供了更加便捷、高效的报销体验。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量精力，可以做更有价值的工作，为企业的财务管理提供了更有力的支持。
动力源心声：高度认可合思报销方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决问题。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的信任和认可，也证明了合思解决方案的有效性和适应性。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。如果您的企业也面临着财务数字化难题，不妨选择合思的出差差旅费报销系统，共同开启财务数字化转型之旅。点击免费试用，让合思为您的企业发展助力！
