合思档案：破解企业财务档案管理困局，优化审计合规流程

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理正面临着重重挑战。企业高管在纸质档案管理上，承受着巨大的成本压力，不仅储存占地问题突出，而且档案数据如同沉睡的宝藏，难以进行有效的分析与利用。财务人员则深陷大量档案数据整理的泥沼，手动逐一匹配核对的工作枯燥且繁复，如同在茫茫数据海洋中独自划船，疲惫不堪。业务人员的报销流程也如同一团乱麻，繁琐的步骤耗费了大量时间。

同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材费用居高不下，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作，查询调阅条件的粗糙导致数据无法有效利用；而高合规风险更是如悬在企业头顶的达摩克利斯之剑，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力随时可能导致纸质档案的损坏。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都迫切需要专业的电子会计档案管理平台来应对。此外，企业在数字化推行过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在，严重影响了企业的全面数字化进程。而合思档案解决方案的出现，如同照亮黑暗的明灯，为企业解决财务档案管理难题带来了希望，也为优化审计合规流程提供了有力支持。

合思档案方案全景揭秘

合思档案提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，如同一位全能的管家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求，为审计合规流程的顺畅进行奠定基础。

其解决方案涵盖了大数据解决方案，具备支持百亿级单据量的匹配关联能力，海量数据能够实现秒级查询，大大提高了审计合规流程中数据检索的效率。档案扩展解决方案可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统更是与税务系统、OA系统、资金系统等多个系统紧密连接，形成一个有机的整体。

针对数电票，合思档案提供了从多渠道获取、验签到解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，确保审计合规流程符合相关法规要求。实物备查解决方案能够智能区分纸电标识，实现线上、线下的高度关联，对实物档案进行全流程管理定位，为实物档案的全流程线上化管理提供了保障，也为审计合规流程中实物档案的核查提供了便利。

合思档案核心功能亮点

• 多源采集：数据汇聚的智慧钥匙
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求，为审计合规流程提供全面准确的数据支持。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件可以实现多张回单/发票的自动切割，自定义配置Excel导入模板能够实现结构化数据的批量导入，大大提高了数据采集的效率和准确性，优化了审计合规流程中的数据收集环节。

• 智能制档：档案关联的智能引擎
  智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，并且关联任务的执行进度可视化，让审计合规流程中的档案关联工作更加高效、透明。

字段映射功能可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析，为审计合规流程提供了有力的数据分析支持。

• 专用格式版式文件：档案存储的创新变革
  合思档案的专用格式版式文件功能，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业的档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案更具可扩展性和灵活性，有利于审计合规流程中档案的整理和查阅。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测：数据质量的守护壁垒
  合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测；业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为审计合规流程提供了可靠的数据质量保障。

合思档案用户收益剖析

• 高管视角：决策数智化的助推器
  对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率。同时，通过数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，为企业在审计合规流程中展现良好的管理风貌和可持续发展能力。

• 财务人员视角：工作效率的提升利器
  归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，使财务人员在审计合规流程中更加从容应对。

• 外部审计人员视角：审计工作的便捷助手
  外部审计人员借助合思档案可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计合规流程的效率和准确性。

• 企业整体视角：降本增效的全面实现
  企业整体使用合思档案能够实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，不再进行档案打印。补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路；真正利用档案数据，实现数据价值；前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使企业在审计合规流程中更加合规、高效。

合思档案典型场景应用

• 多系统数据互联：打破数据孤岛
  在多系统数据互联场景中，企业档案管理往往存在低效问题，整理、保管、存储环节繁琐，档案数据未得到有效整理利用，检索依赖多端系统分散查询，纸质档案易损坏丢失，电子发票和回单存档不合规范。合思档案通过数据集成方案广泛连接系统，统一标准，应收尽收；业务检测方案核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条档案数据，优化了审计合规流程中多系统数据的整合和利用。

• 共享中心统建：标准化管理新路径
  在共享中心统建场景下，集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，回单整理费时费力，实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，为集团型企业的审计合规流程提供了标准化的管理模式。

• 纸电混合管理：电子化转型之路
  对于会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的企业，合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄，达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果，优化了审计合规流程中纸电混合档案的管理。

• 多业务系统整合：智能化管理新格局
  在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理利用低效的企业中，合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化流程，提高效率，为多业务系统企业的审计合规流程带来了智能化的管理变革。

合思档案客户成功见证

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。使用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理自动化、规范化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配用时15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，在审计合规流程中展现出高效的数据处理能力。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，回单整理费时，实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年，优化了审计合规流程中的档案管理成本和效率。

一家企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，检索困难，纸质档案易损坏丢失，电子发票和回单存档不合规范。合思档案通过数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理达到100%，为企业的审计合规流程提供了有力的保障。

中国最大的K12民办教育集团之一的企业，业务系统多，数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间，整理利用低效。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了企业在审计合规流程中的档案管理模式。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供专业、全面的财务档案管理解决方案，优化审计合规流程。合思档案已经助力众多企业解决了财务档案管理难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。你还在等什么呢？赶紧拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，也可以关注合思微信公众号和微信小程序，获取更多关于合思档案的信息，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。现在点击链接即可免费试用合思档案，体验其为审计合规流程带来的优化效果。