合思助力企业实现费用控制数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于财务管理的效率和精准度提出了更高的要求。费用控制数字化作为企业财务数智化的关键一环，正成为众多企业提升竞争力的重要手段。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），便是在这一领域深耕多年的科技先锋。

合思创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。接下来，让我们通过几个典型的客户案例，深入了解合思在费用控制数字化方面的卓越能力。

经典品牌闪耀：国民零食的数字化蜕变

某畅销30余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有极高的知名度和庞大的销售网络。该品牌年单据量达2.6亿，覆盖全国的销售版图、供应链复杂，多种销售渠道并行。

然而，在业务运营中，该品牌面临着诸多痛点。管理流程跨多个系统，繁杂且低效；差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，还需在Excel二次整理，人工记账难以释放财务价值；事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控；纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

针对这些痛点，合思为其提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费可通过差旅申请、业务审批后在合思商城订购或TMC订购。在财务核算、记账方面，有对账结算中心，线上统一开票可自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

在实施过程中，该品牌在合思商城进行差旅消费的比例从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，实现了线上开票、自动对账记账。

实施解决方案后，该品牌取得了显著的成果。年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%；实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理；打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链；实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。该品牌的财务痛点得到有效解决，其解决方案可供其他门店企业参考。

阅读先锋领航：数字阅读的费用控制革命

某知名头部数字阅读品牌，在数字阅读领域处于领先地位。然而，其在费用控制方面却面临着诸多挑战。

该品牌数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

合思为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性（审计通过，符合上市要求）和及时性（结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5）。

该品牌构建精细的系统服务商的选型模型后选择与合思合作，逐步推进业财平台建设。

实施解决方案后，在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。该品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

教育巨擘革新：世界500强旗下教育品牌的数字化升级

世界500强旗下教育服务品牌，拥有众多业务和财务系统。但企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过多种接口传输，实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测等功能，管理范围包括内部和外部多种会计类档案，还有强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息。

该品牌通过自动封装接口（40种 +）广泛连接异构系统，0开发成本介入，将各类档案应收尽收，进行自动归档等操作。

实施解决方案后，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，体现了对合思方案的认可和信心。

业务先锋突破：高频订单企业的费用控制突围

某主营业务建设覆盖面极广、日均处理3500 + 订单的企业，也在费用控制方面遇到了难题。

该企业主营业务的建设覆盖面极广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

合思为其提供了无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

该企业与合思签约后，逐步实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化的流程改造。

实施解决方案后，“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，如通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排，通过对比有无申请订购，识别异常不合规消费，根据差旅数据，向下挖掘并分析员工在不同地域差旅情况，以此对标签约企业、重点推进区域与实际情况的偏差。该企业与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。

在当前企业数字化转型的大趋势下，费用控制数字化已经成为企业提升竞争力的必由之路。合思拥有敏捷的财务收支管理平台，提供差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账等28项功能。合思还具有未来的发展方向、合作伙伴网络等优势，并且提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，合思有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。如果您的企业也渴望实现费用控制数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或者扫描微信公众号二维码和小助手二维码，开启免费试用，让合思助力您的企业开启财务数字化转型之旅。