合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面财务档案管理的新难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业的不同角色都在财务档案管理中遭遇了诸多困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费了大量时间。

同时，纸质档案存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。此外，纸质档案还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储的线下载体影响了企业的全面数字化。这些痛点严重制约了企业的发展，费用情况分析也变得困难重重。

合思档案：全方位解决方案，满足多元需求

合思档案针对上述痛点，为不同角色提供了精准的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在费用情况分析方面也能获得更有力的数据支持。
对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理变得轻松简单，同时也提高了档案利用效率，为费用情况分析提供更准确的数据。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率，也有助于更深入地进行费用情况分析。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的费用情况分析提供了全面的数据基础。

合思档案功能概览：全面覆盖，精细管理

合思档案的功能十分全面，涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据等，以及外部系统如核算系统、费控系统、资金系统等相关内容。
它具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层。智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；统计分析涉及进销项统计、资金统计等；应用层包括辅助审计、证据方案库等。
在采集方式上，合思档案支持多源采集。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。
其智能制档功能也十分强大，规则引擎可自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，还可辅助人工整理，关联任务执行进度可视化，为费用情况分析提供了有力的技术支持。

合思档案核心亮点：独具优势，脱颖而出

合思档案具有诸多核心亮点，使其在市场中更具辨识度。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，可在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，在费用情况分析中能够更快速地获取所需数据。
提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用；业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为费用情况分析提供了可靠的数据保障。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，使费用情况分析更加高效准确。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，为费用情况分析提供了全面的数据支持。

合思档案价值体现：降本增效，数据赋能

合思档案为企业带来了显著的价值。
显著的降本增效是其重要体现。它能让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，在费用情况分析中能够清晰地看到成本的降低和效率的提升。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使企业的费用情况分析更加全面和准确。
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案数据的深入分析，企业可以更好地进行费用情况分析，做出更明智的决策。
资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的费用情况分析提供了更优质的数据基础。

合思档案典型场景：真实应用，效果显著

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用。
在企业日常财务报销场景中，员工无需留存报销的纸质票据，直接通过系统上传电子票据，财务人员可快速完成审核和入账，提高报销效率，减少纸质票据管理成本，也便于进行费用情况分析。
审计人员在进行审计工作时，可通过合思档案的共享调阅解决方案，在线快速查询和获取所需的财务档案，无需前往企业档案室，实现档案外审在线化、可溯源，提高审计效率，为费用情况分析提供了更便捷的途径。
企业在进行档案管理时，对于实物档案可通过智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，全流程管理定位，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架等流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享，批量作业，实时监控实物档案归档进度，有助于更准确地进行费用情况分析。
企业在处理数电票业务时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为费用情况分析提供了完整的数据链条。

合思档案成功案例：实力见证，效果斐然

众多企业采用合思档案解决方案后，取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，在费用情况分析中能够清晰地看到成本的降低和效率的提升。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为费用情况分析提供了有力的数据支持。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、档案管理痛点多等问题。采用合思档案单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，在费用情况分析中能够清晰地看到成本的降低和效率的提升。
某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为费用情况分析提供了更便捷的途径。

合思档案市场定位：领先平台，优势凸显

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的技术研发和服务支持能力，为费用情况分析提供了坚实的技术和服务保障。
拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等多项资质认证，保障产品的安全性和合规性，让企业在进行费用情况分析时更加放心。
自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票时代的管理要求，为费用情况分析提供了更精准的数据支持。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。在费用情况分析方面，合思档案能够提供全面、准确、高效的数据支持，帮助企业更好地了解自身的费用情况。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和创新，持续为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，帮助企业更好地应对未来的挑战。现在就选择合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新时代，让您的企业在激烈的市场竞争中脱颖而出，实现可持续发展。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号和微信小程序二维码了解更多详情，还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能。