在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品更是广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，开始了漫长的系统自研之旅，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但事与愿违，整体流程依然复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。到了2021年，动力源与合思展开财务数字化合作时，仍面临着多系统操作体验差、系统割裂、业务覆盖面广报销模式复杂、组织架构复杂各主体流程繁复等诸多痛点。在这样的背景下，实时报销状态跟踪成为了企业亟待解决的问题，而合思的解决方案犹如一场及时雨，为动力源带来了新的希望。
系统集成与产品应用：搭建数字化报销桥梁
合思为动力源提供的解决方案，在系统集成和产品应用方面双管齐下，为实时报销状态跟踪提供了坚实的基础。
在系统集成方面，合思展现出了强大的连接能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，这使得人员信息能够在两个系统之间实时共享，避免了信息的不一致和重复录入。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这样的集成，企业可以实时掌握每一笔订单的费用情况，为财务决策提供了准确的数据支持，也为实时报销状态跟踪创造了条件。
Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术的应用，更是让系统连接能力得到了进一步提升。这种技术支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人处，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。员工在提交报销申请后，相关审批人员可以及时收到信息，实时跟踪报销状态，确保报销流程的顺畅进行。
在产品应用方面，合思的无需报销模式给动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费时可以免垫资、免开票，幸福感大幅提升。而且消费受到申请单和差标管控，从源头上保证了消费的合规性。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了财务工作的效率，也让员工能够实时了解报销的进度，实现了实时报销状态跟踪。
解决方案实施：量身定制的数字化之旅
合思与动力源的合作，是一场量身定制的数字化之旅，通过以下几个步骤，逐步实现了动力源财务数字化的转型，也让实时报销状态跟踪成为现实。
首先，对动力源原有的多个自研系统进行整合。合思团队对各系统的基础数据和业务数据进行了全面的梳理和同步，以合思费控为核心平台，实现了数据的互联互通。这就像是搭建了一座桥梁，让各个系统之间的信息能够自由流通，为实时报销状态跟踪提供了数据支撑。通过数据的整合，企业可以实时获取报销相关的数据，了解每一笔报销的状态，从提交申请到审批通过，再到结算完成，每一个环节都能清晰可见。
其次，针对动力源的业务特点和需求，对合思费控系统进行定制化配置。设置合适的审批流程、费用标准、预算管控规则等，确保系统符合动力源的实际业务场景。不同的部门、不同的业务可能有不同的报销需求，通过定制化配置，合思费控系统能够灵活适应这些需求，为员工提供个性化的报销服务。员工在提交报销申请时，可以根据自己的业务类型选择相应的流程，系统会自动按照设定的规则进行审批和处理，员工可以实时了解报销是否符合要求，以及处于哪个审批环节。
最后，在实施过程中，对动力源的员工进行培训，使其熟悉新系统的操作和使用方法。这是确保系统顺利上线和使用的关键环节。只有员工能够熟练使用新系统，才能充分发挥系统的优势，实现实时报销状态跟踪。合思为动力源的员工提供了专业的培训课程，通过线上线下相结合的方式，让员工快速掌握新系统的操作技巧。员工在培训过程中，不仅学会了如何提交报销申请，还了解了如何实时查询报销状态，提高了工作效率和满意度。
转型成果：降本增效，体验升级
合思解决方案的实施，为动力源带来了显著的成果与效益，实时报销状态跟踪更是让企业的报销流程发生了翻天覆地的变化。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，减少了资金的占用。同时，员工可以通过系统实时跟踪报销状态，无需再频繁地询问财务人员，提高了工作的自主性。会计工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员可以将更多的时间和精力放在更有价值的工作上，如财务分析和决策支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这一功能极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工在选择消费渠道时，可以通过系统进行多渠道同屏比对，选择最优的消费方案。而且员工因公消费全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。员工在提交报销申请后，可以实时了解申请单的处理进度，包括是否已提交、是否在审批中、是否已通过等信息，实现了实时报销状态跟踪。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。财务人员可以通过系统实时监控报销数据，及时发现异常情况并进行处理，确保企业的财务安全。同时，实时报销状态跟踪也让财务人员能够更好地与员工沟通，提高了服务质量。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和信任。
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