合思档案：开启企业差旅报销管理数字化新篇章

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在推进数字化进程时，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存以及数据存储线下载体的问题依旧存在。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化的关键。

到 2025 年，数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新挑战，信息化建设急需加强。由于数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困扰；财务人员被海量档案数据折磨，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的流程枯燥繁琐；业务人员在差旅报销管理中，需留存并上交纸质票据，流程繁琐且耗时。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业解决内外交困的档案管理问题，在差旅报销管理等方面发挥重要作用，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

合思档案产品揭秘

北京合思信息技术有限公司成立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。其凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思档案便是该公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求，尤其在差旅报销管理场景中表现出色。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等。各模块对应不同的系统，如大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、税务系统等，为差旅报销管理等业务提供全方位支持。

合思档案可实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。业务流转包括业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，为企业差旅报销管理提供了高效、规范的流程。

核心功能深度剖析

• 多源采集：数据汇聚的智慧引擎
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制了系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，包括差旅报销管理中的各类数据采集。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的完整性。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  智能制档功能下，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。在差旅报销管理中，能将差旅相关的凭证、发票等数据进行有效整合。通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员在差旅报销管理的查询和分析工作中更加便捷、直接。

• 专用格式版式文件：存储创新的变革力量
  合思档案在专用格式版式文件方面表现出色。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，为差旅报销管理中的档案存储和查阅提供了便利。

• 档案管理：精细管控的坚实后盾
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为差旅报销管理中的档案规范管理提供了有力保障。

与传统管理方式的鲜明对比

• 成本节约：轻装上阵的明智之选
  传统纸质档案管理存在高显性成本，在差旅报销管理中，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室、档案柜等存储空间。而合思档案能为企业节约纸张成本、整理成本，在差旅报销管理环节，可节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，让企业在成本控制上更加轻松。

• 效率提升：高效运转的强大助力
  传统纸质档案手工装册归档重复性工作量大，在差旅报销管理的查询调阅环节，条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案可实现 100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，检索效率可提升 90%，大大提高了差旅报销管理的工作效率。

• 合规保障：合法合规的可靠屏障
  传统纸质档案存在电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险。合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，实现“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用，在差旅报销管理中，管理合规性达 100%，为企业合规运营保驾护航。

• 数据利用：激活数据价值的钥匙
  传统纸质档案数据难以汇总整理和分析利用，在差旅报销管理中无法充分发挥数据的价值。合思档案让数据“活起来”，实现前后端数据同源，流程全息贯通，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的差旅报销管理决策提供有力支持。

多行业应用案例见证实力

• 海量单据企业的高效转型
  某企业年单据量达 2.6 亿，在差旅报销管理等方面面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，帮助企业实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。在差旅报销管理中，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min；凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。

• 集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，在差旅报销管理等方面存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在差旅报销管理中，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 低效管理企业的全面升级
  某企业存在低效的档案管理现状，在差旅报销管理方面，档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在差旅报销管理中，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，合规性管理达 100%。

• 教育集团的便捷管理之道
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一，在差旅报销管理的档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案能为企业解决档案管理的诸多痛点，在差旅报销管理等方面实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据发挥价值，助力企业实现全面数字化。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供优质的服务和技术支持。已有众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，这些企业的成功实践证明了合思档案的可靠性和有效性。

如果您也想提升企业的差旅报销管理水平，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的数字化之旅。