在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。以北京动力源科技股份有限公司为例，它成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家颇具实力的企业，也在差旅活动管理等财务相关事务中面临着挑战，而合思为其提供的财务数字化解决方案，成功帮助它解决了难题。
动力源差旅活动管理困局：传统模式的重重枷锁
动力源在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，差旅活动管理等整体流程却变得异常复杂，系统之间的壁垒高筑，实际效果与预期相差甚远。
多系统操作体验差，员工在进行差旅活动管理相关的申请单提交时，需要在各系统间频繁切换。报销数据还得由财务人员手工录入，发票验真、查重也都依靠手工完成，大量的基础工作占据了员工和财务人员的大量时间。
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，管理者无法实时掌握差旅活动管理等数据信息，难以做出及时有效的决策。
动力源业务覆盖面广，差旅活动管理的报销模式也十分复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。而且不同类型费用的支付方式也不同，进一步增加了管理的难度。
合思解决方案：为差旅活动管理注入科技活力
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系统集成——搭建数据互通桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，这样在差旅活动管理中，人员信息的获取更加准确和及时。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让差旅活动相关的费用支出更加清晰透明。 -
无需报销——重塑差旅消费报销流程
合思推出的无需报销模式，给动力源的差旅活动管理带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了差旅活动管理的报销流程。 -
强大系统连接能力——打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在差旅活动管理中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，打破了数据流转的壁垒。
解决方案实施：稳步推进差旅活动管理变革
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数据对接先行
合思首先将动力源的相关系统数据与合思费控进行对接，包括HR系统、BPM系统等，实现了数据的同步。这一步为后续的差旅活动管理变革奠定了坚实的基础，使得各个系统之间能够进行有效的数据交互。 -
推广无需报销模式
在数据对接完成后，合思逐步推进无需报销模式。引导员工使用新的消费和报销流程，让他们在差旅活动管理中能够更加便捷地进行操作。同时，让财务人员适应新的对账、结算和凭证生成方式，提高工作效率。 -
持续优化系统连接
合思并没有止步于系统的对接和模式的推广，而是持续优化系统连接。确保各系统间的数据流转顺畅，不断提升差旅活动管理的业务处理和数据统计效率，为动力源提供更加优质的服务。
方案实施成果：差旅活动管理质的飞跃
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操作体验革新效率飙升
多系统集成后，数据实现了互通，动力源的差旅活动管理操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这使得员工能够更加专注于业务工作，而不是花费大量时间在报销流程上。 -
成本节约人力减负
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在差旅活动管理中，财务人员从繁琐的手工操作中解脱出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。 -
员工体验大幅提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了差旅活动管理的报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松。 -
财务管控更加合规
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够更好地进行差旅活动管理的财务管控。
动力源反馈：携手合思共拓差旅活动管理新未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的差旅活动管理等需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，在差旅活动管理等方面取得更大的突破。
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，已获得众多企业的认可和选择。如果你所在的企业也面临着差旅活动管理等财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启高效、便捷的财务数字化之旅。现在，你可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其为差旅活动管理带来的变革。
