在企业发展的征程中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力、实现降本增效的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型和差旅活动管理方面，动力源也曾面临诸多难题，而合思的出现，为其解决了这些困扰，实现了差旅活动管理的质的飞跃。
动力源业务背景：差旅活动管理困境凸显
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但随着业务的不断拓展，差旅活动管理的问题逐渐暴露出来。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高。多系统操作体验差，员工在进行差旅活动管理相关的申请单提交时，需要在各系统间频繁切换，大大降低了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得差旅活动管理的效率低下。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，难以对差旅活动管理中的业务运营及时进行调整。
再者，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅活动频繁。报销涉及的事项和发票类型多，稽核繁琐，不同类型费用支付方式不同，这进一步增加了差旅活动管理的难度。
合思解决方案：重塑差旅活动管理新格局
面对动力源在差旅活动管理方面的诸多痛点，合思为其量身定制了一系列解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为差旅活动管理提供了准确的数据支持。
合思还推出了无需报销模式，这一模式极大地改善了差旅活动管理的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅简化了报销流程，还提高了财务管理的效率。
此外，合思系统连接能力强。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为差旅活动管理提供了更高效的支持。
解决方案实施：稳步推进差旅活动管理变革
合思解决方案的实施是一个稳步推进的过程，旨在逐步优化动力源的差旅活动管理。
首先是系统集成阶段。将动力源已有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，实现数据的同步和共享。这一步骤为后续的差旅活动管理提供了坚实的数据基础，使得各系统之间能够实现信息的互联互通。
接着是推广无需报销模式。引导员工使用合思商城进行因公消费，让员工享受免垫资、免开票等便利。通过这种方式，改变了员工的消费和报销习惯，提高了员工对差旅活动管理新流程的接受度。
最后是持续优化系统连接能力。确保业务数据在各系统间的流畅流转，不断提升差旅活动管理的效率和准确性。通过持续的优化，合思系统能够更好地适应动力源业务的发展变化。
实施成果：差旅活动管理成效显著
经过合思解决方案的实施，动力源在差旅活动管理方面取得了显著的成果。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地完成报销流程，将更多的时间和精力投入到业务工作中。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅活动中更加轻松便捷。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务制度能够更好地落地实施，数据报表能够及时准确地生成，管理者能够实时掌握差旅活动管理的相关数据信息，从而对业务运营进行及时调整。
动力源评价：认可合思差旅活动管理服务
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在差旅活动管理方面服务的高度认可。
行动号召：开启差旅活动管理数字化转型之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。已帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，在差旅活动管理方面取得了显著成效。
如果您的企业也面临财务数字化难题，尤其是在差旅活动管理方面存在困扰，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受其在差旅活动管理方面的强大功能和卓越效果。
