在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，更是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便有着如此辉煌的成就，动力源在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。自2011年开启财务数字化转型和业财融合，踏上漫长的系统自研之旅后，动力源发现整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，实际效果与预期存在较大差距。尤其是在差旅活动管理方面，诸多痛点逐渐显现。
痛点剖析：差旅活动管理困境重重
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操作繁琐合规难
在动力源的差旅活动管理中，多系统操作体验极差。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，极大地降低了工作效率。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能依靠手工完成。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。 -
系统割裂信息滞
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者还无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。在差旅活动管理中，信息的滞后性严重影响了决策的及时性和准确性。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得差旅活动涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，进一步增加了管理的难度。 -
流程繁复统一难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，各主体的管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这种复杂的流程在差旅活动管理中造成了极大的不便。
解决方案：合思重塑差旅活动管理新格局
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系统集成数据通
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为差旅活动管理提供了更加准确的数据支持。 -
无需报销体验升
合思的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。对于业务人员来说，因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。而且，合思的系统连接能力强，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒，提升了差旅活动管理的效率。
实施步骤：稳步推进差旅活动管理变革
合思与动力源展开了深入的财务数字化合作。基于动力源的现状和需求，合思逐步推进系统集成、功能配置等工作。在实施过程中，合思团队充分考虑动力源的业务特点和管理需求，确保解决方案能够顺利落地实施。通过与动力源各部门的密切沟通和协作，逐步实现了差旅活动管理的数字化转型。
成果效益：差旅活动管理焕发出新活力
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操作体验大革新
合思的解决方案实现了多系统集成，数据互通，让动力源的差旅活动管理操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让差旅活动更加便捷。 -
人员成本大节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工在差旅活动中的各项操作更加便捷，财务人员也无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。 -
费控合规更统一
财务审批有了更加充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。在差旅活动管理中，财务人员能够更加准确地进行费用控制和结算，避免了不必要的费用支出。同时，智能制单功能也提高了财务工作的准确性和规范性。 -
全程管控决策明
管理实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。在差旅活动管理方面，管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价：高度认可差旅活动管理解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思在差旅活动管理解决方案上的高度认可。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战，差旅活动管理作为企业运营中的重要环节，需要更加高效、智能的解决方案。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的解决方案和优质的服务，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了财务数字化转型，提升了企业的运营效率和竞争力。
如果您的企业也面临着差旅活动管理以及财务数字化方面的挑战，不妨选择合思，开启企业的财务数字化之旅。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效。
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