在企业发展的长河中，北京动力源科技股份有限公司宛如一颗璀璨的明星。它成立于1995年，是我国电源行业在上海证券交易所主板上市的先驱者。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，不仅成为中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品还广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，彰显了其在行业内的卓越地位。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。先后自建费控系统、采购管理系统等多个系统，还基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的效果差距较大，尤其在差旅住宿管理方面，问题日益凸显，成为企业发展道路上的绊脚石。
动力源旧疾缠身：差旅住宿管理困境重重
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系统操作之困
动力源的员工在差旅住宿管理相关的系统操作中苦不堪言。申请单需要员工在各个系统之间来回切换提交，这就像在迷宫中穿梭，浪费了大量的时间和精力。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行。如此一来，假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们在差旅住宿管理上疲于奔命。 -
数据管理之乱
系统的割裂导致数据分散，信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就好比一个团队成员之间缺乏沟通，各自为政。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握差旅住宿管理的相关数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。 -
报销模式之繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。差旅住宿管理涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐至极。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式让员工和财务人员都陷入了困境，极大地影响了工作效率。 -
组织架构之杂
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。在差旅住宿管理方面，这种混乱的组织架构使得问题更加突出。
合思妙手回春：精准解决差旅住宿管理难题
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系统集成破壁垒
合思在系统集成方面大展身手。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛。员工在差旅住宿管理过程中无需再在多个系统间频繁切换，告别了多系统繁复操作，大大提高了工作效率。 -
无需报销新体验
合思推出的无需报销模式为动力源的差旅住宿管理带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式简化了报销流程，提高了财务处理效率。 -
系统连接提效率
合思的系统连接能力十分强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在差旅住宿管理实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
方案落地生根：合思解决方案实施步骤
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系统集成先行
首先，合思进行系统集成的相关设置。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台上得到有效整合和利用。这一步为后续的差旅住宿管理数字化转型奠定了坚实的基础。 -
无需报销推广
接着，推动无需报销模式的落地。引导业务人员在因公消费时按照新的流程进行操作，即通过合思费控进行申请，在合规的情况下进行消费，由财务统一进行后续的对账、结算等工作。通过培训和宣传，让员工逐渐适应新的差旅住宿管理模式。 -
系统连接打通
最后，利用系统连接能力，实现与第三方系统的对接。确保业务数据能够在不同系统之间流畅流转，提高业务处理和数据统计的效率。在差旅住宿管理方面，实现了各个环节的数据共享和协同工作。
成果璀璨夺目：合思方案带来显著效益
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效率提升惊人
合思的解决方案在差旅住宿管理方面带来了显著的效率提升。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这使得企业能够将更多的资源投入到核心业务中，提升了企业的竞争力。 -
员工体验升级
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。在差旅住宿管理方面，员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利。 -
财务压力减轻
财务人员在差旅住宿管理中的压力也得到了极大的减轻。审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。 -
管理决策优化
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看差旅住宿管理的财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源盛赞有加：高度评价合思解决方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的差旅住宿管理需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在差旅住宿管理方面，合思也展现出了强大的实力和卓越的成效。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是在差旅住宿管理方面存在诸多难题，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让有限更有效。
