在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，增长速度逐渐放缓，利润也受到一定影响。众多企业被三大“净利润黑洞”所困扰，分别是惯性思维、业财脱节以及预算失控。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，是现金流的重要组成部分，却如同一个隐藏的“利润杀手”，每天都在侵蚀着企业的净利润。
差旅成本涵盖的范围十分广泛，从差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，到员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本，它不仅直接关系到企业的财务支出和现金流储备，还会因管理流程和制度的合理性，产生巨大的弹性空间。可以说，有效管控差旅成本是企业立竿见影的降本方式。根据相关平台及调研数据显示，在企业现金流支出中，差旅支出占总运营成本的比例在10% – 40%之间。像金融服务、生物医药、软件互联网、高端制造、连锁零售等行业，由于需要频繁进行面对面会议和客户拜访，差旅费用更是达到了企业运营成本的20%以上。2023年企业差旅市场经历了快速增长，然而经济复苏未达预期，企业业绩增长放缓，2024年企业差旅市场整体进入平稳增长阶段。同时，机票折扣有所回落，酒店价格上涨，企业在拓展业务与成本管控之间的矛盾愈发突出，成本压力亟待释放。而智能差旅助手的出现，为企业解决差旅管控难题提供了新的思路。
整体方案：打造一站式差旅管控生态
北京合思信息技术有限公司凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业差旅管控提供了全面的解决方案。该平台依托广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。智能差旅助手在这个平台上发挥着重要作用，它就像是企业差旅管控的“大脑”，协调着各个环节的工作。
合思与众多知名在线旅游代理建立了深度合作关系，构建了一个庞大的资源网络。其中，覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，能够满足不同客户群体的个性化需求。无论是一线城市的商务出行，还是偏远地区的业务拓展，都能为员工找到合适的住宿选择。同时，作为无需报销平台，合思通过整合全球优质的服务商渠道，智能差旅助手更是大展身手，它覆盖了全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等。这确保了员工在出差海外时，能够借助智能差旅助手快速获取高性价比的出行选择，为企业节省海外差旅成本。
合思商城还提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备7 * 24小时中英文客服支持。智能差旅助手与客服团队紧密配合，确保对企业员工的出行需求能够及时响应，让员工的差旅出行更加便捷、安心。
功能亮点：差旅管控的智慧利器
- 差旅节省奖励计划
2023年，合思商城推出了差旅节省奖励计划“合力省”，智能差旅助手在其中起到了关键的引导作用。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，智能差旅助手会自动识别并为员工发放一定金额的红包奖励。这些奖励可以在合思商城内用于个人消费，如点外卖、打车或订票等，而奖励成本由合思承担。这一计划打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，让员工像花自己的钱一样理智地花公司的钱，同时帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制。 - BI差旅风控系统
基于BI差旅风控系统，智能差旅助手如同企业差旅活动的“守护者”。它可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，一旦发现异常，智能差旅助手会及时发出预警，帮助企业及时采取措施，避免不必要的成本支出。 - AI智能功能
2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能，智能差旅助手也迎来了功能的进一步升级。AI助手根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，确保员工在合规的同时，能够获得更高性价比的差旅服务。同时，它还能自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，避免人工预定错误，提高效率。此外，智能差旅助手还会提供目的地的旅行小贴士，如天气、文化习俗、安全事项等，让员工的差旅出行更加轻松、愉快。 - 合思易商卡
合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，获得授权的员工手机中可生成特制二维码。智能差旅助手与合思易商卡紧密结合，利用银联系统全面覆盖的数字支付通道，实现线下消费的全场景覆盖。只要员工在“能扫码”的消费场景里，即可实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。
企业收益：多维度提升企业价值
- 成本节省
首批开启合力省的企业，在智能差旅助手的助力下，取得了显著的成本节省效果。超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度也非常可观。截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。智能差旅助手就像是企业的“省钱小能手”，通过合理的引导和激励机制，让企业在差旅成本上实现了有效控制。 - 效率提升
合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，可实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。智能差旅助手通过同屏比价等功能，帮助企业获得性价比更高的差旅资源，提高了采购效率。在“管”的方面，不仅实现全流程管控、全产业链优化，更实现全员参与。智能差旅助手引导每一位员工主动参与到企业的差旅管控中来，让员工愿意主动帮助企业一起“合力省”，提升了管理效率。 - 体验优化
应用电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。员工使用合思易商卡普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行。智能差旅助手为员工提供了更加便捷、高效的差旅体验，让员工能够更加专注于工作。
典型场景：精准应对差旅难题
- 预算下调场景
企业实行组织瘦身、下调差旅预算时，员工出差频次增加但差旅体验变差，且出现消费合规问题。智能差旅助手通过“合力省”计划鼓励员工主动省钱，降低超标订单占比和差旅预算。同时，利用BI差旅风控系统实时监控差旅活动，及时发现并预警异常，帮助企业加强合规管理，让企业在预算下调的情况下，依然能够保证差旅活动的顺利进行。 - 下沉市场拓展场景
企业业务拓展至下沉市场，传统差旅管控方式无法适应，差标管控不精细。智能差旅助手依托合思与OTA合作建立的丰富酒店资源，根据不同区县类型科学设置差标管控金额，助力企业实现精细化成本控制和效率提升。无论是在繁华的大都市，还是在偏远的小县城，智能差旅助手都能为企业提供合适的差旅解决方案。 - 出海业务增加场景
企业出海业务增加，面临海外差旅资源分散、信息碎片化、多平台操作等难题。智能差旅助手整合全球优质服务商渠道，提供多语言服务，支持国际机酒、用车等预订。通过多维度管控，帮助企业降低成本和应对风险，让企业的海外差旅活动更加顺畅。 - 线下费用管控场景
企业存在线下差旅费用管控盲点，费用不透明，真实性难判断。智能差旅助手结合合思易商卡，实现线下消费全场景覆盖，企业公户直接付款并自动获取凭证入账归档，解决线下消费合规和透明问题。让企业对每一笔线下差旅费用都了如指掌，有效避免了费用浪费和违规行为。
客户案例：真实数据见证平台价值
- 违规行为管控案例
某企业员工小张通过违规手段增加差旅支出，企业应用合思系统后，智能差旅助手发挥了重要作用。通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。智能差旅助手帮助企业及时发现问题，避免了更大的损失。 - 下沉市场管控案例
某连锁零售企业业务转向三四线小城镇，与合思商城合作重新制定差旅管控方案。智能差旅助手根据不同区县的特点，科学设置差标管控金额。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。这充分证明了智能差旅助手在下沉市场差旅管控中的有效性。 - 合力省项目案例
某企业自2024年3月开通合力省项目，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费。员工节省的越多，获得的红包金额越大。根据企业调研，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。智能差旅助手通过合理的激励机制，让员工和企业都从中受益。 - 电子会计档案案例
合思档案客户企业数量近三年增长比例分别为71%、213%和220%，体现了企业对合思电子会计档案管理的认可和需求。智能差旅助手在电子会计档案管理中也发挥了一定的作用，它帮助企业实现了档案的自动化管理，提高了档案管理的效率和准确性。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，企业不仅优化了成本结构，更激活了增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。智能差旅助手作为企业差旅管控的得力助手，正引领着企业走向更加高效、智能的差旅管理时代。北京合思信息技术有限公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您也想体验智能差旅助手带来的便捷和高效，不妨现在就免费试用，开启企业差旅管控的智控之旅，共同迎接更可期待的商业未来。
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