合思档案：开启企业财务档案管理智能化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营环境正经历着前所未有的变革。2025 年数电票全覆盖的目标已渐行渐近，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战，加速信息化建设成为企业的当务之急。如今，数电票在收票和开票领域发展迅猛，政策层面也明确了电子发票接收的合法性与合规性，全国 36 个省市区已实现数电票试点的全面覆盖。

然而，在纸电混合的时代，企业在传统档案管理方面遭遇了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占用空间大且数据难以有效分析利用的难题；财务人员需要手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥且繁琐；业务人员的报销流程因纸质票据而变得极为复杂。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和巨大的存储空间需求，还伴随着高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作以及低效的查询调阅和数据利用。此外，传统档案管理还面临着高合规风险，电子会计凭证管理手段的缺乏以及纸质档案易损坏等问题，都给企业带来了潜在的风险。即便企业在推行数字化过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法确保财务档案管理的合规性和全面数字化。

在这样的时代背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全方位的档案管理解决方案。

合思档案：多角色共赢的智能方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力的支持，助力企业实现降本增效和绿色低碳运营。在智能化档案查询方面，高管可以快速获取所需的档案信息，为决策提供及时的数据支持。

对于归档员/财务来说，合思档案是提升工作效率的神器。它让归档员和财务人员告别了重复低价值的工作，实现了档案数据的同源和全流程透明流转。这使得他们可以更方便地监控和分析档案数据，轻松完成档案管理工作。智能化档案查询功能让他们能够迅速定位所需档案，节省了大量的时间和精力。

对于外部审计人员，合思档案提供了便捷的审计途径。实现了档案外审的在线化和可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收。这大大减少了财务与审计之间的重复沟通，提高了审计工作的效率。智能化档案查询使得审计人员能够快速获取相关档案，确保审计工作的顺利进行。

合思档案：核心功能铸就强大优势

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成的要求，它提供了自动生成式 Open API，能够实现快速集成。同时，预制的系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。此外，它还支持手动采集，能够对单张 PDF 大文件进行智能切割，通过自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据的批量导入。智能化档案查询的基础正是源于这些丰富的数据采集方式，确保了档案数据的全面性和准确性。

• 智能制档：高效精准的档案构建
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。通过字段映射，可完成多档案类型的业务字段映射，让查询更加便捷。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。智能化档案查询在这样精准构建的档案基础上，能够快速准确地找到所需信息。

• 档案管理：精细管控的安全保障
  合思档案的档案管理功能十分强大。它具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则。这些精细的管理措施确保了档案数据的安全和有序，为智能化档案查询提供了稳定的环境。

• 档案应用：多维便捷的查询体验
  在档案应用方面，合思档案实现了多维检索，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索以及批量检索。它还提供一站式预览，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理。智能化档案查询在这样丰富的应用场景下，能够满足企业不同的查询需求。

合思档案：多行业应用的成功典范

• 海量单据企业：高效管理的变革者
  对于年单据量高达 2.6 亿的企业来说，会计档案纸电混合管理困难、手工作业低效费力是长期困扰他们的问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和简化装订流程，为企业带来了巨大的改变。实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，如数据加载仅需 30s、关联匹配只需 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次等。智能化档案查询让企业能够快速处理海量单据信息，提高了工作效率和决策的准确性。

• 集团型企业：标准化管理的引领者
  在共享中心统建的集团型企业中，档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题一直存在。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。智能化档案查询使得集团型企业能够在众多的档案信息中迅速找到所需内容，加强了企业的管理和决策能力。

• 多系统互联企业：数据整合的优化者
  多系统数据互联的企业常常面临着低效的档案管理现状。合思档案通过数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，改变了这一局面。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。智能化档案查询让企业能够更好地整合多系统数据，提高了数据的利用价值。

• 教育集团：高效管理的推动者
  中国最大的 K12 民办教育集团之一，在档案的采集、存储、整理和利用环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。智能化档案查询让教育集团能够快速获取教学、财务等各方面的档案信息，为教育管理提供了有力的支持。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，深度挖掘会计档案的价值。合思始终坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

合思在多地设有办公地点，提供联系电话 400 – 105 – 6505，网站 www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，方便企业咨询和了解。如果您的企业也想体验智能化档案查询带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新时代！