在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措，标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思敏锐地捕捉到这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的档案信息化建设提供了极具价值的参考与借鉴。
电子凭证转型：档案信息化建设的紧迫号角
当下，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，解决电子凭证接收、报销、入账、归档难题的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。然而，传统纸质档案管理模式却成为企业发展的绊脚石。在这种模式下，企业面临着成本高、效率低、合规难等诸多问题，难以适应数字化时代的发展需求。
随着国家对电子凭证数字化转型的大力推动，企业积极响应政策，加快财务档案管理的数字化升级，推动档案信息化建设，已成为刻不容缓的任务。
传统管理困局：档案信息化建设亟待破局
传统财务档案管理模式让企业苦不堪言，众多企业在实际运营中面临着各种痛点。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求，档案信息化建设迫在眉睫。
COMMUNE幻师则面临着成本高、效率低、合规难等问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元；门店报销周期长达2月，效率低下；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，合规性难以保障。
云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高、存储成本高、资料查找困难等问题。多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，打印成本不菲。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，档案信息化建设势在必行。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理的各个环节也面临诸多问题。在整理环节，会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理；存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用方面，纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，严重影响工作效率。
合思整体策略：档案信息化建设的系统方案
合思深刻洞察企业在财务档案管理中的痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供全方位财务数智化服务，有力推动了档案信息化建设。
合思档案实现了档案数据的统一存储，打破数据孤岛。它整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一标准，统一管理，让企业的财务档案管理更加规范、高效。
通过自动组装功能，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率，实现内外审计的便捷化。借助虚拟档案库房和二维码，实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，提高实物管理效率，为档案信息化建设提供了有力支持。
核心模块揭秘：档案信息化建设的强大引擎
合思档案的功能蓝图为企业的档案信息化建设提供了全面的支持。它实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，提供电子会计档案全生命周期管理。
在智能采集方面，合思档案整合了外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效地采集档案数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理奠定了坚实基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案管理的规范化和安全性。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
档案采集模块采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，提高了数据采集的效率和准确性。档案制档模块实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的质量和合规性。档案管理模块做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障了档案的安全和可追溯性。
竞争优势突显：档案信息化建设的明智之选
合思档案在档案信息化建设方面具有显著的竞争优势。
在成本节约方面，以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，合思档案能够带来可观的成本节约。年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
在效率提升方面，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时；云南菜品牌连锁经营使用合思档案后业财融合提升80%，财务提效90%。
在合规性保障方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理。
在数据利用便捷方面，合思档案支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，打破需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。
成功案例展示：档案信息化建设的实践典范
众多企业通过使用合思档案，在档案信息化建设方面取得了显著成效。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查提升工作效率；自动组装，提升审计效率；实物高效管理，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求。方案收益为纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求；节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化。方案收益为档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。
专业服务护航：档案信息化建设的坚实后盾
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业的档案信息化建设提供全方位的支持。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和创新提供有力支持。在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，提供本地化的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
合思拥有丰富的行业经验和专业的服务团队，能够根据不同企业的需求，提供个性化的解决方案和优质的售后服务。无论是企业在档案信息化建设过程中遇到的技术难题，还是对服务的特殊需求，合思都能提供及时、有效的支持。
合思档案在推动企业财务数智化转型中发挥着至关重要的作用。它帮助众多企业解决了财务档案管理中的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案将持续创新和优化，为企业提供更优质、更高效的财务数智化服务。
未来，合思档案有望在更多行业得到广泛应用，为推动我国企业财务数智化发展做出更大贡献。如果您想体验合思档案为企业档案信息化建设带来的变革，不妨免费试用，开启企业财务数智化转型的新征程。
