在当今数字化浪潮席卷全球的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力、实现可持续发展的关键举措。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，便是这一转型浪潮中的佼佼者。该企业通过与合思携手，借助其全生命周期的电子化会计档案管理方案，成功实现了年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案线上单套制管理，统一发票格式的管理也更加规范高效，加速了企业数字化转型的步伐。
合思的方案帮助该企业形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效。同时，该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上，管理效能大幅提升。企业财务相关负责人更是信心满满，表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
财务数字化困境：荆棘满途
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数据孤岛难题
该企业在财务数字化方面面临着诸多挑战。企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛。数据不互通，导致结构化数据提取困难重重。在统一发票格式的管理上，由于数据分散，难以进行有效的整合和规范。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张，增加了企业的运营成本。 -
实物存档之殇
实物存档占据了企业较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的人力成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。在统一发票格式的实物存档方面，同样存在着诸多问题。发票的装订、保存要求高，稍有不慎就可能导致发票损坏或丢失，影响企业的财务管理。 -
重复操作之累
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，费时费力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，档案资产的利用率极低。在统一发票格式的管理中，这些问题更是凸显，影响了企业财务工作的效率和准确性。
合思方案：破局之道
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广泛连接异构系统
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口 40 种 + ，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。在统一发票格式方面，合思的方案能够将不同来源的发票数据进行整合，实现统一管理。 -
多样传输方式
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这些方式能够满足企业不同场景下的需求，确保档案数据的及时、准确传输。无论是电子发票还是纸质发票，都能够通过合适的方式进行采集和管理，保证统一发票格式的规范性。 -
自动归档功能强大
合思的方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。在统一发票格式的管理中，自动归档功能能够将发票按照规范的格式进行整理和存储，方便后续的查询和使用。
显著成效：蝶变新生
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加速数字化转型
合思的方案加速了企业的数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均大量的会计凭证和银行回单实现了线上单套制管理，统一发票格式的管理也更加高效。企业的财务管理从传统的纸质模式向数字化模式转变，提高了管理的透明度和准确性。 -
优化管理结构
以电子会计档案为核心，企业形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效。在统一发票格式的管理中，这种管理结构使得发票的查询和使用更加便捷，提高了财务工作的效率。 -
提升管理效能
通过财政部电子凭证试点，企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。统一发票格式的管理也更加规范，减少了人为错误的发生，提高了财务管理的质量。 -
节约成本
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要大量的存储空间来存放纸质档案，也减少了专人管理的成本。在统一发票格式的管理中，电子化管理减少了发票打印和存档的成本，提高了企业的经济效益。
客户反馈：信赖之音
企业财务相关负责人表示，对合思的方案非常认可。有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，体现了对合思方案的高度信赖和对未来财务数字化的坚定信心。在统一发票格式的管理方面，合思的方案也得到了企业的肯定，为企业的财务管理带来了显著的改善。
未来展望：携手同行
该企业自 2017 年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后取得了显著成效。未来，企业有望在合思的助力下进一步深化财务数字化，实现更高的自动化率和更高效的财务管理。在统一发票格式的管理方面，双方也将继续探索创新，为企业的财务管理提供更加优质的服务。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。它提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，还具备强大的集成能力，能与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接。合思拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。
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