合思档案：开启企业档案管理最佳实践新时代

在当今企业数字化转型的浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员每日要处理大量档案数据，整理工作不仅耗费时间，还枯燥繁复；业务人员则在繁琐的报销流程中消耗大量精力。传统纸质档案管理更是存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏等问题。

不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且企业需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，成为企业档案管理最佳实践的典范。

多场景适配：合思档案满足多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，广泛连接业财系统。它能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案带来诸多便利。它实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，采用电轨运行模式，保证线上一套电子数据管理。这样一来，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档效率更高，会计档案无需打印，就能做到应收尽收，且数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。这一系列方案，为企业在不同场景下的档案管理提供了有力支持，是档案管理最佳实践的重要体现。

功能全览：合思档案展现实用魅力

合思档案的管理范围十分广泛。内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等，外部系统的核算系统（费控系统、资金系统等）及业务层的银行回单、银行流水、进项发票等都在其管理范围内。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集方面，外部生态通过规则引擎等方式，内部通过EAI插件等方式进行采集；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、档案储存等；档案服务提供身份调查、实物管理方案等；统计分析和应用层功能包括辅助审计、证据方案库等。

在采集方式上，它支持多源采集。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能也十分强大。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，可减少90%人工匹配工作量。还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。如此全面且实用的功能，无疑是档案管理最佳实践的生动诠释。

核心亮点：合思档案优势突出

合思档案拥有大数据解决方案，具备百亿级单据量匹配关联和海量数据秒级查询能力。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，还支持自定义企业专用、个性化版式文件。

权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。这些核心亮点，让合思档案在档案管理最佳实践中脱颖而出。

价值体现：合思档案惠及各方角色

对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

整体上，合思档案能实现显著的降本增效，是闭环全量业财系统的“连接器”，让数据“活起来”，实现资源重组，使企业效益最大化。它为不同角色带来的价值，是档案管理最佳实践的有力证明。

典型场景：合思档案适用性广泛

多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。

一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。

档案借阅服务中，借阅人可在线查看并支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。这些典型场景，充分展现了合思档案在档案管理最佳实践中的广泛适用性。

成功案例：合思档案效果显著

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载快、关联匹配时间短等。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。通过合思档案单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，大幅节省了总成本，提高了合规性，减少了档案匹配和查询耗时。

中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理，形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这些成功案例，有力地证明了合思档案在档案管理最佳实践中的实际效果。

市场定位：合思档案独具差异化优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

相比传统档案管理方式，合思档案能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。其独特的市场定位和差异化优势，使其成为档案管理最佳实践的首选。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在其中发挥重要作用。

合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能满足企业不同阶段、不同场景的需求，帮助企业实现业财融合，提升管理能效。现在就行动起来，选择合思档案，为企业的数字化转型和发展注入新动力，可拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多，还能免费试用体验合思档案的强大功能。