数电票时代，合思档案助力企业高效差旅资料整理

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票的全面推广正深刻重塑着企业的财务档案管理格局。根据规划，2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须直面新的挑战，加快信息化建设的步伐。

在纸电混合时代，企业在差旅资料整理等档案管理工作中遭遇了诸多困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂的难题，不仅耗材费用巨大，而且存储空间需求大，大量的纸质档案占据了宝贵的办公空间。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑影响了企业的决策效率。

财务人员则被繁琐的档案数据整理工作所困扰。差旅资料等档案数据量庞大，整理工作耗费大量时间和精力。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，大大降低了工作效率。

业务人员在出差、招待等活动后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间，影响了工作的积极性和业务的推进。

此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

虽然国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化。

合思档案：一站式差旅资料整理解决方案

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了一站式的差旅资料整理等档案管理解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是差旅费用报销的相关票据，还是其他业务活动产生的档案资料，都能实现自动关联和精准匹配，大大提高了档案管理的效率。

合思档案能够实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，有效解决企业内外交困的档案管理问题。它不仅可以节约纸张成本、整理成本，还能提升检索效率，保证管理合规性。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。在差旅资料整理方面，即使企业的差旅业务频繁，产生大量的票据和资料，合思档案也能快速准确地进行处理和管理。

合思档案的数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准。对于企业的差旅电子发票等凭证，能够进行有效的采集和管理，确保企业的财务档案管理符合相关法规要求。

合思档案功能模块：全方位保障差旅资料管理

合思档案的功能模块涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个方面，为企业的差旅资料整理等档案管理工作提供了全面而专业的支持。

• 智能采集：多源数据轻松汇聚
  智能采集功能包括外部生态的规则引擎、业务映射等，内部的EAI插件、API接口等，支持多源采集。企业可以通过接口互联自主采集或手动采集自主补录差旅相关的发票、单据等资料。无论是从费控系统、核算系统，还是从其他外部系统获取的数据，都能实现快速、准确的采集。

• 智能制档：自动关联高效便捷
  在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的凭证等核心会计凭证自动关联匹配及组装。对于差旅资料，能够将发票、报销单、行程单等自动关联在一起，减少人工匹配工作量。同时，还可通过字段映射实现查阅便捷，让企业员工能够快速找到所需的差旅档案资料。

• 档案管理：精细管控安全可靠
  档案管理功能包括权限管理，精准管控操作、数据、功能、审批权限。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的档案访问权限，确保差旅资料等档案信息的安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，企业可以根据自身的业务特点和管理需求，对差旅档案进行个性化的分类管理。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，便于企业进行档案的标准化管理。

合思档案核心亮点：提升差旅资料管理效能

• 双模式检测：保障业务数据完整
  合思档案采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，同时基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。在差旅资料管理方面，能够确保差旅费用报销的相关数据真实、完整、安全，保障企业的财务合规。

• 专用格式版式文件：降低存储成本
  合思档案的专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化。这不仅降低了企业档案存储成本，还支持自定义企业专用、个性化版式文件。对于差旅资料，企业可以根据自身需求，定制专属的档案版式，提高档案管理的效率和个性化程度。

• 多维度调阅：满足精细查阅需求
  合思档案支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。企业员工可以按照多种维度查询条件和多种浏览能力，快速查找完整业务链数据。在差旅资料查询方面，员工可以根据出差时间、地点、费用类型等条件进行精准查询，方便快捷地获取所需信息。

• 实物备查功能：线上线下高度关联
  实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。对于差旅过程中产生的纸质票据等实物档案，企业可以通过该功能实现全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案价值体现：为不同角色带来便利

• 高管决策：助力数智化决策
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。通过对差旅资料等档案数据的有效管理和分析，能够提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，合思档案还能提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。

• 财务人员：提高工作效率
  对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。差旅资料等档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 外部审计：实现在线化审计
  对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员无需进入档案室，即可一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案典型场景：覆盖差旅管理全流程

• 报销业务场景：形成完整证据链
  在报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配。通过可视化规则引擎，将零散的差旅档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。员工在报销差旅费用时，系统能够自动将相关的发票、行程单等资料关联在一起，方便财务审核和入账。

• 档案借阅场景：透明化管理
  档案借阅场景中，借阅人可在线查看并支持下载档案，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。对于差旅档案的借阅，员工可以通过线上平台进行申请和查看，管理员能够实时掌握借阅情况，提高档案管理的效率和安全性。

• 外部系统调阅场景：数据共享便捷
  外部系统调阅场景支持第三方业财系统直接查看档案信息。为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。在差旅管理中，企业的其他业务系统可以与合思档案系统进行对接，实现差旅资料的共享和协同管理。

• 可视化盘点场景：资产化管理
  可视化盘点档案数据场景实现了档案数据资产化，方便企业对档案数据进行管理和分析。企业可以通过可视化界面，直观地了解差旅档案的数量、分布、使用情况等信息，为企业的档案管理决策提供有力支持。

合思档案成功案例：真实见证卓越成效

某企业年单据量2.6亿，在差旅资料整理等会计档案纸电混合管理方面面临诸多难题，手工作业低效费力。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务+财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员增效。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在差旅档案管理方面，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，使其实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，差旅资料的管理效率得到了显著提升。

某民办教育集团业务系统多，档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，使其以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，在差旅资料管理方面也取得了良好的效果。

合思档案市场定位：专业可靠的合作伙伴

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，具有广泛的市场认可度。

合思档案拥有多项资质认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，保障产品的安全性和可靠性。

合思档案自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全方位的服务支持。

合思档案能够帮助企业解决财务档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，是企业数字化建设的必然选择。未来，随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续发挥作用，助力企业更好地适应数字化时代的发展。

如果您的企业也想开启高效的差旅资料整理和财务档案管理之旅，不妨抓住机遇，选择合思档案，现在还可以免费试用，亲身体验其卓越的功能和价值！