在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力众多企业挖掘更多净利润。今天，我们将走进合思的一家典型客户——北京动力源科技股份有限公司，探寻他们在电子票据管理方面的转型之路。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，员工规模约2400人，拥有8家子公司、全国30多个办事处，并在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，动力源在电子票据管理及整体财务流程方面遇到了诸多挑战。
动力源困局：电子票据管理痛点凸显
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自研之难：数字化转型的曲折之路
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。他们先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。虽然投入了大量的时间和精力，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的目标差距较大。在电子票据管理方面，多系统操作的弊端逐渐显现，员工和财务人员深受其扰。 -
操作之苦：多系统下的低效与合规难题
多系统操作带来了极差的体验，员工申请单需要在各个系统间频繁切换提交，报销数据则需要财务人员手工录入系统。在电子票据管理上，发票验真、查重等工作都依赖手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，不仅效率低下，而且合规性难以保障。 -
数据之殇：系统割裂下的信息滞后
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。在电子票据管理方面，这种数据的分散和滞后严重影响了财务管理的效率和准确性。 -
业务之繁：复杂报销模式的挑战
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐复杂。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了电子票据管理的难度。
合思破局：电子票据管理解决方案
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系统集成：搭建数据互通桥梁
合思首先从系统集成入手，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，为电子票据管理提供了统一的数据基础。 -
无需报销：重塑商旅出行流程
合思提出的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。在电子票据管理方面，财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大提高了电子票据管理的效率和准确性。 -
连接能力：打破数据流转壁垒
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。这对于电子票据管理来说，意味着数据可以在不同系统之间顺畅流转，实现了信息的实时共享。
步步为营：电子票据管理方案实施
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集成先行：确保数据同步
合思团队首先进行系统集成工作，确保动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控实现数据同步。这是整个解决方案实施的基础，只有数据同步了，后续的流程才能顺利开展。在电子票据管理方面，数据的同步为准确的统计和分析提供了保障。 -
培训赋能：员工熟悉新流程
对员工进行培训是方案实施的重要环节。合思团队让业务人员熟悉无需报销的流程，包括因公消费免垫资、免开票的操作，以及消费受申请单和差标管控的规则。通过培训，员工能够更好地适应新的电子票据管理模式，提高工作效率。 -
流程推进：实现自动化操作
逐步推进财务对账、结算单创建、凭证生成等自动化流程的实施。在这个过程中，合思团队密切关注系统的运行情况，确保系统稳定运行。自动化流程的实现，不仅提高了电子票据管理的效率，还减少了人为错误的发生。 -
持续优化：提升系统连接能力
合思团队持续优化系统连接能力，利用Open API和自定义流程引擎技术，实现业务数据跨系统同步应用。通过不断的优化，系统的性能得到了提升，电子票据管理的效果也更加显著。
成效显著：电子票据管理成果斐然
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体验革新：效率大幅提升
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。在电子票据管理方面，员工和财务人员的工作效率都得到了极大的提高，工作体验也更加顺畅。 -
成本节约：会计工作量缩减
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这主要得益于自动化流程的实施，减少了手工操作的环节。在电子票据管理方面，财务人员可以将更多的精力放在更有价值的工作上，如财务分析和决策支持。 -
员工便利：填报时间缩短
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这在电子票据管理方面，减少了员工与电子票据接触的繁琐环节，提高了员工的满意度。 -
合规管控：财务审批更有依据
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。在电子票据管理方面，合规性得到了有效保障，减少了财务风险。
动力源盛赞：携手合思再出发
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
合思凭借专业的解决方案和优质的服务，帮助众多像动力源这样的企业实现了财务数字化转型和降本增效。在电子票据管理方面，合思的解决方案为企业提供了高效、合规的管理模式，提升了企业的财务管理水平。
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